ГАИО в 2013 году

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2013году оставались качественное выполнение государственных заданий на оказываемые услуги (работы); принятие необходимых мер по соблюдению нормативных режимов хранения документов, технической укрепленности зданий архива; решение проблем сохранности и использования документов по личному составу организаций, ликвидируемых по причине банкротства; информатизация архива; участие в реализации мероприятий, предусмотренных Государственной программой «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011-2015 гг.». Все основные показатели развития архивного дела и государственные задания по предоставлению государственных услуг на 2013 год выполнены, ряд показателей перевыполнен.

Сведения о выполнении государственного задания по предоставлению государственных услуг за 2013 год.

№	Наименование услуги	Единица измерения	Государственное задание 2013 год	Отчет 2013 год	% Выполнения
Государственная услуга «Организация доступа и предоставление документальной архивной информации по запросам»
1	Число зарегистрированных пользователей в читальном зале государственного архива	человек	150	182	121,3 %
2	Число удовлетворенных запросов физических и юридических лиц по предоставлению архивной информации,   в том числе:	человек	5900	8850	150 %
	- социально-правовые запросы	человек	5500	7875	143,2 %
	- тематические запросы	человек	400	918	229,5 %
	- генеалогические	человек	-	57	-
3	Объем архивных документов, хранящихся в государственном архиве	млн. докумен-тов (дел)	1,9	1,93	101,6 %
Работа по комплектованию архивными документами и обеспечению их сохранности
4	Количество документов (дел) постоянного срока хранения, принятых на хранение в государственный архив (УД)	докумен-тов (дел)	2000	2142	107,1 %
5	Количество предоставленных консультаций по проблемам архивного дела и документоведения	консульта-ций	200	238	119 %

Обеспечение сохранности документов

Согласно паспортным данным на 01.01.2014 года в архиве хранится 6024 архивных фондов; 1934538 единиц хранения, в том числе 1914886 ед.хр. на бумажной основе, 19629 ед.хр.фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов.

Решением ЦЭПК Росархива в Государственный реестр уникальных документов включен хранящийся в ГАИО раритет - Грамота Великого князя Ивана Ивановича "Молодого", датируемая 1495 г. (см. «Второй великий государь»). Кроме того выявлены 14 особо ценных дел, в том числе неизвестные ранее автографы драматурга А.Н.Островского и адмирала Г.И.Невельского.

В соответствии с годовым планом сотрудниками архива проведен ряд работ и мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

Комплекс реставрационно-профилактических работ проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам дореволюционного периода и первых лет советской власти. Годовой план по реставрации дел перевыполнен в 1,7 раза. Всего за год отреставрировано 252 дела, осуществлена реставрация 3 и 4 категорий сложности 3319 листов. Кроме того,осуществлен сложный и мелкий ремонт документов с дефектами носителя, объемом соответственно 82 тыс.листов. Всего переплетено 526 и подшито 417 дел. Возобновилась камерная дезинфекция документов, обработку прошли 665 ед.хр.

Из хранилищ архива выдано 77 тыс.ед.хр., что на 18 % больше, чем в 2012 г. Проводилась нумерация и проверка нумерации листов в делах до и после использования, эти показатели в сравнении с 2012 г. увеличились соответственно в 2 раза (384,2 тыс. листов) и в 1,3 раза (1млн.230 тыс. листов).

В 2013 году в соответствии с установленными сроками и согласно перспективному плану продолжалась и закончилась проверка наличия фондов, содержащих особо ценные дела, продолжилась проверка документов партийных фондов, начата проверка наличия фондов дореволюционного периода. Всего за год проверено 58,6 тыс.ед.хр. (108,5 % плана). Продолжилась проверка наличия и состояния фотодокументов – 10,7 тыс. ед.хр.негативов, 1 тыс.ед.хр. позитивов. Осуществлена проверка физического состояния документов способом малой выборки по 6 фондам, проводился биологический контроль за состоянием помещений и документов, при этом просмотрено 13,3 тыс. ед.хр. В соответствии с Перспективным планом начата работа по проверке страхового фонда в объеме 327,3 тыс. кадров.

Формирование Архивного фонда РФ

На 01.12.2013 г. в списке источников комплектования архива 185 организаций, в том числе 59 государственных областных, 57 – федеральных, 1 - муниципальная, 68 негосударственных. С ними проводилась постоянная работа, направленная на качественное формирование Архивного фонда РФ.

На хранение в архив приняты новые комплексы архивных документов, в том числе:

- 2142 ед.хр. управленческой документации от департамента финансов, департамента экономического развития и торговли, ивановских музыкального и драматического театров, ОАО «Кохматекстиль», ОАО «Ивановская домостроительная компания», областного объединения организаций профсоюза, ивановских областных отделений политических партий «Единая Россия», КПРФ, общественной организации «Союз пенсионеров России», филиала Российского Фонда культуры и др.;

- 206 ед.хр.научно-технической документации ОАО «Точприбор»;

- 63 ед.хр.фотодокументов от Православной средней школы Феодоровской иконы Божией матери» и Ивановского областного отделения Российского фонда мира;

- 16052 ед.хр. по личному составу от 36 ликвидированных без правопреемников учреждений и предприятий.

Продолжалась плановая работа по пополнению архива материалами личного происхождения. Принят на хранение фонд заслуженной артистки РСФСР Л.С.Высоцкой.

В течение года архивом проводилась работа по включению документов в состав Архивного фонда РФ. ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области утверждены описи дел постоянного хранения областного и арбитражного судов, территориального органа федеральной службы государственной статистики, департамента финансов и др. в объеме 4953 ед.хр. (136,8 % планового показателя), 134 ед.хр. личного происхождения, 4 перечня тем НТД и др., согласованы описи по личному составу в объеме 20,5 тыс. ед.хр., 50 номенклатур дел, 9 инструкций по делопроизводству учреждений – источников комплектования архива.

В целях совершенствования ведомственного хранения документов подготовлены и проведёны семинар по вопросам архивного дела и документоведения для работников делопроизводственных и архивных служб, а также лекции в 3-х учреждениях, всего на этих мероприятиях присутствовало 78 человек. Проведены комплексные проверки состояния делопроизводственной и архивной служб в 16 организациях, тематические в 2 учреждениях, контрольные в 15.

Архивом проведено упорядочение документов на договорной основе в 21 организациях списка источников комплектования ГАИО (Правительство Ивановской области, департаменте образования, управлении Федеральной антимонопольной службы и др.), всего 2079 ед.хр. УД, 1144 ед.хр. по личному составу.

Государственный учет документов. Создание информационно-поисковых систем.

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом «Архивный фонд». Введение основной учетной информации в базу данных составляет 100 %. Проводилось заполнение базы на уровне единицы хранения, введено 9 тыс.заголовков. Установлена сетевая версия АФ-5.02, начато её внедрение.

Научно-справочный аппарат архива в 2013 г. развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов. Велась работа по подготовке справочников о составе и содержании хранящихся документов, переработке и усовершенствованию описей хранящихся в архиве фондов. Продолжилась переработка фондов горкомов и райкомов КПСС, усовершенствование фондов церковных учреждений. Всего за год переработано 3555 ед.хр. (127 %), усовершенствовано 606 ед.хр. (121 %), описаны поступившие в россыпи 67 ед.хр. УД, 256 ед.хр. документов личного происхождения.

Работа по тематической разработке документов проводилась в рамках внедрения Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и документов личного происхождения.

Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной техники. В 2013 г. образовано новое структурное подразделение архива - отдел информатизации и автоматизации, основными задачами которого являются: развитие и совершенствование информационных технологий для обеспечения сохранности архивных документов и их использования; создание электронного архива для обеспечения физических и юридических лиц быстрым и эффективным доступом к документам.

Использование документов

Использование документов оставалось в 2013 году одним из приоритетных направлений деятельности госархива. В течение года в читальных залах обслужено 182 пользователя, они посетили архив 1553 раза, им было оказано 200 консультаций, выдано 5177 дел, 1874 описи.

Было исполнено 918 тематических запросов, что на 15 % больше, чем в 2012 г., при этом сложность запросов возрастает. Этозапросы об истории колокольни в г.Шуе и Ильинского храма в г.Гаврилов-Посаде, об образовании Ивановской транспортной милиции, создании в 1913 г. Ивановской железнодорожной больницы, об усадьбе Рузского «Студеные ключи», о надгробной часовне купцов Полушиных, об истории Ивановской областной комсомольской организации, об истории ивановского футбола, об организации Верхне-Ландеховского и Приволжского районов и др. В преддверии Дня Победы по запросу администрации г.Иваново было проведено выявление фотодокументов и в рамках проекта социальной рекламы на улицах областного центра установлены рекламные щиты с архивными фотографиями.

Не ослабевает интерес граждан к истории отдельной семьи. Исполнено 57 генеалогических запросов, план по их исполнению перевыполнен почти в 1,5 раза, тем не менее исполнить все поступившие не позволил бюджет времени, многие заявления будут рассмотрены в 2014 г., а часть граждан - 40 человек, направлены в читальный зал для самостоятельного исследования своих родословных.

За год всего исполнено 7875 социально-правовых запросов. Во 2-м полугодии 2013 г. впервые за период с 2006 года все запросы исполнены в законодательно установленные сроки. В сравнении с 2012 г. количество поступивших запросов возросло на 6,5 %, что объясняется приемом на хранение документов ликвидированных предприятий в новое архивохранилище на ул.Сосновая. На личном приеме принято 3440 человека, кроме того даны консультации по телефону 1844 гражданам. Год от года увеличивается количество запросов, полученных по электронной почте – 941, из них 877 исполнены с применением программы Vip Net в порядке взаимодействия с Пенсионным фондом.

Из общего количества исполненных запросов 6992 (88,8 %) выполнены по документам, в том числе 6049 (86,5 %) - с положительным результатом.

По-прежнему лидирующее место среди запросов занимают запросы о размере заработной платы, стаже работы, о рождении граждан, праве на собственность, награждении (соответственно 44,7 %, 26,3 %, 12,1 %, 9,1 %, 6,2 % от общего количества исполненных по документам запросов).

Продолжалась работа со специалистами Пенсионного фонда. Они посетили архив 157 раз, им оказана консультативно-методическая помощь по исполнению запросов о льготном характере работы и предоставлено для просмотра 3,6 тыс. дел.

В 2013 г. подготовлено 5 стационарных выставок, на которых было представлено 434 архивных документа. Это выставки: «Шереметевы в истории Иваново-Вознесенска», «Дети разных народов» (к 80-летию Ивановского интердома), «Рожденная революцией» (к 95-летию образования Иваново-Вознесенской губернии), «Маяки света и знаний русского Манчестера: к истории высшего образования в Иваново-Вознесенске», «Основной закон государства» (к 20-летию Конституции РФ). Была организована презентация выставки «Рожденная революцией» с привлечением научной общественности, на которой присутствовало 70 человек. В общей сложности архивные выставки посетили 463 человека, по ним проведено 14 экскурсий. Выставки широко освещались средствами массовой информации.

Событием года стало участие архива во Второй фотобиеннале историко-архивной фотографии в Государственном русском музее (г.Санкт-Петербург), на выставке было представлено 25 фотографий по истории ивановского интердома за 1931-1950 гг.

В еженедельнике «Ивановской газеты» за год вышло 17 тематических страниц «Дела архивные», а в газете «Рабочий край» 12 ежемесячных тематических страниц «Дела давно минувших лет». На них, а также в других изданиях опубликованы подготовленные специалистами архива 72 статьи и подборки документов, посвященные дореволюционной истории родного края 18-19 вв., известным людям, юбилейным датам и государственным праздникам, интересным фактам и событиям.

В течение года были организованы обзорные и тематические экскурсии и лекции для студентов ивановских ВУЗов, школьные уроки и т.д. Архив принял участие в работе 7 международных, всероссийских и региональных научно-практических краеведческих конференций, для которых подготовлено 13 научных докладов по документам архива.

Научно-исследовательская и методическая работа

Начата подготовительная работа по составлению нового Путеводителя по фондам Государственного архива Ивановской области (период до 1917 г). Ведется подготовка тематического обзора документов об участии ивановцев в Первой мировой войне. Разработано 2 новых методических пособия. Архив принял участие в рецензировании научно-исследовательских работ, подготовке ответов на анкету-вопросник по теме 1.2.2 плана НИР Росархива – «Подготовка методических рекомендаций «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Феде­рации документов по личному составу»

Работа с кадрами

Основное внимание уделялось решению вопросов повышения профессионального мастерства, деловых качеств архивистов, морального и материального поощрения лучших сотрудников, их социальной защиты. Впервые в истории архива в 2013 г. проведена аттестация рабочих мест.

На 01.01.2014 г.в ГАИО работает 94 человека, из них заняты в основной деятельности 62. Средний возраст коллектива – 38 лет.

В январе 2013 г. 6 сотрудников архива решением Коллегии Федерального архивного агентства награждены дипломами Конкурса работ в области архивоведения, документоведения и археографии за сборник «Музы в военном строю. 1941-1945. Вклад ивановских артистов в Победу».

Архив принял участие в областном конкурсе на лучший проект в области популяризации объектов культурного наследия и был награжден денежным сертификатом.

В течение года 1 сотрудник архива награжден памятным знаком «Почетный архивист Ивановской области», 3 получили благодарность Департамента культуры и культурного наследия.

Задачами архива на 2014 г. остаются проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов и комплектованию архива новыми документальными комплексами, ликвидация задолженности ряда организаций по упорядочению и передаче документов на постоянное хранение в архив; качественное и своевременное предоставление информации по запросам граждан и организаций; популяризация архивных документов в целях исторического просвещения граждан, информационное обеспечения мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории, истории края (100-летие начала Первой мировой войны, проведение в РФ Года культуры и др.); научно-исследовательская и методическая работа.

Н.А.Муравьева,
зам. директора архива по основной деятельности