Версия для слабовидящих

Государственное бюджетное
учреждение Ивановской областиГосударственный архив
Ивановской области
Версия для слабовидящих
КаталогСведения об архиве

ГАИО в 2019 году

Деятельность государственного бюджетного учреждения Ивановской области «Государственный архив Ивановской области» в 2019 г. строилась согласно утвержденному годовому плану работы, в соответствии с целями и задачами, определенными Уставом учреждения, и была направлена на реализацию постановлений, решений и приказов Федерального архивного агентства, Департамента культуры и туризма Ивановской области.

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2019 г. оставались качественное выполнение государственных заданий на оказываемые услуги (работы); усиление пожарной безопасности архивохранилищ; осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности документов; информатизация архива; популяризация архивных документов, их использование в целях патриотического воспитания населения.

Сведения о выполнении государственных заданий

по предоставлению государственных услуг за 2019 год

Наименование услуги

Государственное задание

2019 год

Отчет

2019 год

%

Выполнения

Оказание информационных услуг на основе архивных документов и обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним

 

 

 

Количество исполненных тематических запросов

 

 

800

 

 

736

платные запросы в данное количество не входят

92 %

 

Количество исполненных социально-правовых запросов

 

5500

5752

104,6 %

Количество посещений читального зала

1500

 

2677

 

178,5 %

 

Комплектование архивными документами и обеспечение их сохранности

 

 

 

 

 

Объем документов, принятых на постоянное хранение

 

2000

 

 

2881

 

 

144 %

Количество архивных документов, сведения о которых включены в автоматизированную систему учета документов Архивного фонда Российской Федерации

8000

8060

100,8 %

 

Количество дел (документов), подготовленных к рассекречиванию

 

20

 

39

 

195 %

 

Объем хранимых документов

 

1950000

1968089

100,9 %

Деятельность ГАИО в 2019 г. прошла под знаком знаменательных событий региональной истории - 100-летия архивной службы Ивановской области и государственного архива.

В день юбилея 1 июля 2019 г. в рамках мероприятий, посвященных этим датам, в читальном зале архива прошли архивные чтения «Сохраним историю родного края для потомков». В этот же день проведена презентация историко-документальной выставки «Ивановскому архиву – 100 лет (1919-2019 гг.)».

3 июля 2019 г. в Белом зале музея им. Д.Г. Бурылина состоялось торжественное мероприятие, посвященное 100-летию государственной архивной службы Ивановской области и Государственного архива Ивановской области. На мероприятии был показан новый документальный фильм «100 лет Государственному архиву Ивановской области», снятый к знаменательной дате журналистами Ивановской телекомпании «Барс».

В преддверии юбилея прошла конференция участников регионального этапа VII Всероссийского конкурса юношеских учебно-исследовательских работ «Юный архивист», на которой было заслушано 12 докладов школьников, прошла церемония награждения победителей и участников конкурса.

В рамках празднования юбилея в соответствии с планом были организованы также фотовыставка «По крупицам собираем и храним историю», 12 мини-выставок цикла «100 жемчужин из коллекции ГАИО», учебный семинар по теме «Актуальные вопросы сотрудничества Государственного архива Ивановской области с организациями – источниками комплектования». Поступили и описаны документы архивиста с 40-летним стажем, начальника отдела госархива Н.С.Комовой. На сайте архива и в печатных СМИ опубликовано 14 статей по истории архивной службы области. 100-летию были посвящены также 2 доклада, прозвучавшие на пленарных заседаниях научно-практических конференций, в том числе международной.

На портале архивы России создана рубрика «100 лет архивной службе Ивановской области и государственному архиву Ивановской области».

Деятельность архива широко освещалась в СМИ. Всего в печатных средствах массовой информации, интернет-ресурсах, других информационных ресурсах за год размещено 56 информационных сообщений и публикаций о деятельности ГАИО, формирующих положительный имидж архива (не считая анонсов предстоящих мероприятий).

На Порталах «Архивы России» http://www.rusarchives.ru, «PRO. Культура.РФ» (АИС «Единое информационное пространство в сфере культуры»), (https://all.culture.ru/), официальном сайте ГАИО – размещено 87 материалов о деятельности архива. За 2019 год всего зарегистрировано 99,3 тыс. их просмотров. Весь год велась страничка архива в социальной сети «Твиттер» (https://twitter.com/archive_37). На этой страничке размещено 154 информаций-твиттов.

В юбилейном году продолжалась и основная производственная деятельность архива, в целом она была стабильной, показатели деятельности в основном выполнены.

Обеспечение сохранности документов

Согласно паспортным данным на 01.01.2020 г. в архиве хранится 6195 архивных фондов, в том числе 6194 фонда документов на бумажной основе; 1968089 единиц хранения, в том числе 1947378 ед.хр. на бумажной основе, 20688 ед.хр.фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов.

В соответствии с годовым планом сотрудниками архива проведен ряд работ и мероприятия по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации. В целях соблюдения санитарно-гигиенического режима хранения дел в архивохранилищах регулярно проводились влажные уборки. Осуществлялся регулярный контроль записей камер системы видеонаблюдения, контроль за движением дел и документов, биологический контроль за состоянием помещений и документов, проверки правильности подкладки дел.

Комплекс реставрационно-профилактических работ проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам дореволюционного периода и первых лет советской власти.  Годовой план по реставрации дел перевыполнен в 1,5 раза.  Всего за год отреставрировано 262 дела, 4424 листа. Кроме того, осуществлен мелкий ремонт документов с дефектами носителя (подклейка порванных листов), объемом 43,2 тыс. листов. Улучшено физическое состояние (переплет, подшивка, дезинфекция) 2863 ед.хр.

Из хранилищ архива за год выдано 45,6 тыс.ед.хр. Проводилась нумерация и проверка нумерации листов в делах до и после использования (соответственно - 122,3 и 561,0 тыс. листов).

В 2014 году в соответствии с установленными сроками и согласно перспективному плану продолжалась проверка наличия фондов, в основном - периода до 1917 г. (45,3 тыс. ед.хр.) с одновременным опечатыванием первичных средств хранения (2135 связок и коробок). Проведена полистная проверка наличия документов личного происхождения в объёме 381 дел (17,2 тыс. л.). Продолжилась проверка наличия и состояния фотодокументов (5,5 тыс. ед.хр.).

Работа по проверке наличия и состояния документов по личному составу в 2019 г. проведена по описям фондов, поступивших на хранение в архив от ликвидированных предприятий более 25 лет назад в количестве 3,6 тыс. ед.хр.

Согласно требованиям Правил 2007 года в соответствии с Перспективным планом проверки страхового фонда ГАИО на период 2013-2025 гг. продолжена очередная проверка 20 % микрофильмов каждого года производства. За год проверено 67 рулонов пленки (621,0 тыс.кадров), 229 ед.уч. микрофиш страхового фонда (0,6 тыс. микрофиш).

Проводились работы по техническому оформлению вновь принятых, описанных в архиве и прошедших реставрационно-профилактические работы документов: картонирование (6,1 тыс. ед.хр.), обвязка связок картоном (29,2 тыс. дел), оформление обложек (1,3 тыс. обл.), шифровка дел (4,1 тыс.ед.хр.) и др. В целях рационального размещения документов была проведена работа по перемещению документов между архивохранилищами и зданиями архива.

Продолжилась и завершилась перешифровка документов после переработки описи № 2 фонда № 544, которые влились в фонд № 1157 «Коллекция картографических материалов межевых архивов Владимирской и Костромской губернских чертёжных» (перешифровано и оформлено 0,8 тыс. ед.хр.).

Проведено описание 46 особо ценных дел и 13 ОЦ фотодокумента, выявленных по новым поступлениям, описи ОЦД утверждены ЭПК.

Формирование Архивного фонда РФ

За 2019 год в список источников комплектования ГАИО включена 1 новая организация, исключены 2 по причине ликвидации. На 01.01.2020 г. в списке № 1 источников комплектования ГАИО числится 175 организаций, в том числе 60 государственных областных, 52 – федеральных, 1 - муниципальная, 62 частной формы собственности. С ними проводилась постоянная работа, направленная на качественное формирование Архивного фонда РФ. В ведомственных архивах хранится 137,9 тыс. ед. хр. УД, 582,0 тыс. ед.хр. по личному составу. Ежегодно в учреждениях списка источников комплектования архива образуется 5,2 тыс. ед.хр. УД. В 12 организациях хранится научно-техническая документация, объемом – 682 ед.хр.

За отчетный год на хранение в архив приняты новые комплексы архивных документов, в том числе:

- 2881 ед.хр. управленческой документации от организаций - источников комплектовпния: Ивановской областной Думы за 2005-2006 гг., ЗАО «Ивановоискож», Ивановского отделения Союза художников России и других;

- 154 ед.хр. фотодокументов, в том числе 109 негативов «Коллекции фотодокументов, собранных фотокорреспондентом газеты «Рабочий край» А.Я. Дворжецем» за 1976 гг., 45 позитивных фотоотпечатков за 1980-е - 2000-е гг., переданные редакцией газеты «Рабочий край».

- 2192 ед.хр. по личному составу от 11 ликвидированных без правопреемников учреждений и предприятий (ЗАО «Ивпромгорстрой СУОР», ООО «БГ-Групп», ООО «Дом металла», ООО «Ивановский дворик», МП «Искра», Ивановское СМНУ, ООО «Перспектива» и др.);

- после описания и утверждения описей поступило 245 ед.хр. личного происхождения: российского политика, главы администрации Ивановской области в 2000-2005 гг. В.И. Тихонова, журналиста, краеведа, литературоведа О.К. Переверзева. В Год театра на хранение поступил семейный личный фонд актеров Ивановского музыкального театра, заслуженных артистов РСФСР В.Г.Бирилло и С.С. Артюшкевича. В преддверии 75-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. пополнились новыми поступлениями «Коллекция документов ивановцев — участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.» и коллекция «Народная память: воспоминания и документы ивановцев–участников фронта и тыла».

В течение года велась работа с держателями личных фондов (телефонные переговоры, личные встречи у фондодержателей и в архиве). В результате работы поступили неописанные документы личного происхождения, на которые составлены сдаточные описи (503 усл. ед.). Среди принятых документы ветеранов Великой Отечественной войны Д.И. Федотова, В.Н. Карузина, А.А. Салеева, известного ивановского журналиста В.С. Бяковского и др.

В течение года архивом проводилась работа по включению документов в состав Архивного фонда РФ. ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области утверждены описи дел постоянного хранения учреждений списка источников комплектования ГАИО в объеме 6310 ед.хр. УД , 152 ед.хр. личного происхождения, 2 перечня (8 тем) НТД, описи фотодокументов – 154 ед.хр. и др. Согласованы описи по личному составу в объеме 8775 ед.хр. источников комплектования и 4721 ед.хр. ликвидированных организаций, 28 номенклатур дел, 21 положение об ЭК, 18 – об архивах учреждений – источников комплектования архива и др.

В 2019 г. для специалистов организаций - источников комплектования организованы и проведены 2 обучающих семинара и 2 учебы по делопроизводству и архивному делу, на которых в общей сложности присутствовало 165 человек. За год учреждениям и организациям списка источников комплектования оказано 259 консультаций по вопросам архивного дела и документоведения.

Проведены комплексные проверки состояния делопроизводственной и архивной служб в 16 организациях, тематические в 4 учреждениях, контрольные в 11.

Упорядочены документы на договорной основе в 31 организации (Правительство Ивановской области, Избирательная комиссия Ивановской области, ФГБУ «Ивановский научно-исследовательский институт материнства и детства им. В.Н. Городкова», Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Ивановской области, ГУ – Ивановское региональное отделение Фонда социального страхования РФ и др.). Всего упорядочено за год 1672 ед. хр. УД и 2895 ед. хр. по личному составу.

Государственный учет документов

Архивного фонда РФ

Создание учетных баз данных

и автоматизированного НСА

В отчетном периоде одним из основных направлений деятельности архива оставалась работа по ведению государственного учета и созданию информационно-поисковых систем.

Велись традиционные основные и вспомогательные учетные документы, внесены изменения по результатом приема дел на хранение и проведения архивных работ в 28 комплектов учетной документации.

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом «Архивный фонд». В течение 2019 года вносились изменения и дополнения, а также информация о 18 новых фондах. Проводилось заполнение базы на уровне единицы хранения, введено 8060 заголовков по 32 фондам дореволюционного периода.

Научно-справочный аппарат архива в 2019 г. развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов.

Велась работа с документами личного происхождения, принятыми на хранение в архив от фондодержателей в виде россыпи. Всего описано 462 ед.хр., в том числе к.и.н., члена Союза журналистов СССР М.Б. Сапожниковой и её дочери - поэта, искусствоведа, к.и.н. Г.Д.Сорокиной и др., началось описание документов личного фонда ивановского поэта, участника Великой Отечественной войны В.П. Догадаева.

Проведено аннотирование и описание поступивших на хранение 154 фотодокументов, началось описание поступивших в архив пострадавших на пожаре негативов фотодокументов фотокорреспондента А.А.Вшивцева.

Продолжились усовершенствование и переработка описей фондов церковных и судебных учреждений дореволюционного периода. Продолжена переработка фонд Кинешемского горкома КПСС. Всего за год переработаны описи в объеме 2691 ед.хр., усовершенствовано 595 ед.хр.

Велась подготовка целого ряда указателей к делам архивных фондов: именного указателя к делам фонда Иваново-Вознесенской управы, решений Октябрьской районной администрации г. Иванова, указателя приходов Юрьевецкого уезда, указателя населенных пунктов районов Ивановской области и др. Продолжилась работа по ведению баз данных «Метрические книги» и «Фотокаталог».

Работа по тематической разработке документов проводилась в соответствии с Единым классификатором документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и альбомов из фонда фотофонодокументов. Всего закаталогизировано 155 ед.хр. фотодокументов, составлено и влито в традиционный каталог 331 карточка. Кроме того переиндексировано и влито в каталог 1998 карточек фотокаталога, аннотации занесены в БД «Фотокаталог».

Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной техники. Велась работа по целевой оцифровке архивных документов. Всего за год отсканировано 95 описей, объемом 1177 листов, 489 ед.хр., объемом 31843 листов, По заявкам пользователей, для иллюстрирования архивных страничек в печатных средствах массовой информации, подготовки выставок, создания электронных презентаций проводилось сканирование отдельных документов (2918 листов).

Предоставление информационных услуг

и использование документов

Использование документов в 2019 году оставалось одним из приоритетных направлений деятельности госархива.

В читальных залах архива работало 280 человек, из них - 192 новых пользователей. Исследователи посетили архив 2677 раз - это абсолютный рекорд в истории архива, такого интереса к документам архива не наблюдалось никогда. Пользователям было оказано 246 консультаций, предоставлено 7270 дел, 1914 описей. Принято от пользователей и проверено 436,5 тыс. листов.

За год исполнено 5752 запроса социально-правового характера. Из общего количества исполненных запросов 4854 выполнены по документам, из них 4669 - с положительным результатом. По-прежнему лидирующее место среди запросов занимают запросы о размере заработной платы (51,4 %), стаже работы (45,2 %), в том числе льготном. Исполнены 16 запросов о подтверждении фактов эвакуации граждан в Ивановскую область. В законодательно установленный срок исполнено 90 % всех запросов. На «столе справок» за год принято 1374 человек. Из них 969 - подали заявления, 405 – получили консультации о местах хранения запрашиваемых документов. Кроме того по телефону проконсультировано о порядке предоставления услуги, наличии документов 1654 гражданина и специалиста ПФР. 2426 запросов из Пенсионного фонда были получены и отправлены с использованием программного комплекса VipNet.

В 2019 году было также исполнено 1908 тематических запросов, в том числе 736 запросов органов власти и управления в рамках выполнения государственного задания. В числе исполненных запросы о строительстве Северной железной дороги, по истории Кинешемского Красноволжского комбината, Ивановского Народного Дома текстильщиков, Южского народного клуба, истории Успенской церкви с. Кулеберьево Комсомольского района, Воскресенской церкви в с. Беклемищи Пестяковского района и др. По запросу совета ветеранов Ивановского меланжевого комбината для подготовки книги по истории предприятия выявлены фотоматериалы. Для международной организации «Испанской центр» исполнен запрос об испанских детях, воспитывавшихся в Ивановском интернациональном детском доме им. Стасовой в 1930-1960-е гг. Подготовлены биографические справки о Героях Советского Союза – участниках Великой Отечественной войны, об архитекторе Фомине И.А.; о руководителях Южского района. Исполнено 11 генеалогических запроса, все с положительным ответом.

Для подготовки ответов на запросы и пользователей читальных залов изготовлено 1,0 тыс.листов ксерокопий, 11,4 тыс.электронных копий документов.

Активно проводились в отчетном году и другие работы по использованию документов. Деятельность архива по использованию документов в научных, культурно-просветительских целях строилась в соответствии с Календарем памятных дат на 2019 год.

В 2019 г. всего подготовлено 20 выставок: 4 стационарных, 1 в рамках презентации личных фондов театральных деятелей, 1 выездная, посвященная Году театра в здании краеведческого музея, 12 мини-выставок, 2 виртуальные историко-документальные выставки. Организованы 4 презентации выставок и презентация личных фондов, на которых присутствовали 241 человек.

Кроме названных в начале данной информации стационарных выставок, посвященных 100-летию архива, были подготовлены историко-документальные выставки «Ивановская область: горячие будни первых пятилеток», посвящённая 90-летнему юбилею Ивановской промышленной области, и «1944-й. На пути к Победе». Всего в экспозициях выставок использованы 750 экспонатов – подлинные раритеты и копии архивных документов из фондов архива.

Во исполнение плана мероприятий по празднованию 100-летия ГАИО в рамках информационной акции «100 жемчужин из коллекции ГАИО. Документы месяца» подготовлены 12 мини-выставок: «Святитель Василий Кинешемский», «Дмитрий Геннадьевич Бурылин», «Женщины, прославившие ивановский край», «Коллекция картографических материалов межевых архивов Владимирской и Костромской губернских чертежных», «Ивановцы - фронту» , «Древние акты из фондов ГАИО», «Образование города Иваново-Вознесенска», «Писатели Иван-края», «Фотографии А.Я.Дворжеца», «Иваново театральное», «Вспомним Первую мировую…», «Метрические церковные книги». В рамках проводимой акции даны 12 информаций на сайт архива.

Всего в экспозициях выставок использованы 750 экспонатов – подлинные раритеты и копии архивных документов из фондов архива. С выставками в общей сложности ознакомились 800 человек, организовано 8 экскурсий для учащихся. Выставки широко освещались средствами массовой информации Ивановской области.

В 2019 г. статьи и подборки документов, подготовленные сотрудниками архива, публиковались в «Ивановской газете» на ежемесячной тематической странице «Дела архивные», в рубриках «Человек и его дело», «Пересечения», «Сквозь годы», а также в журналах «На пути к гражданскому обществу» «Бурылинский альманах», на сайте архива и др. Всего для средств массовой информации, в первую очередь для областной газеты, подготовлено 58 новых статей по документам архива.

Тематика статей была самая разнообразная. Они посвящались - 100-летию архивной службы Ивановской области и ГАИО (14 статей), Великой Отечественной войне, Году театра, а также истории родного края 18-20 вв., известным людям, интересным фактам и событиям.

В течение года было также подготовлено 9 радио- и 4 телепередачи.

В 2019 г. сотрудники архива приняли очное и заочное участие в работе 16 научных и краеведческих конференций, в том числе 1 международной, 2 всероссийских, 4 межрегиональной, 9 региональных с 26 научными докладами (из них 24 подготовлены в 2019 г.).

Специалисты архива традиционно уделяют особое внимание воспитанию гражданственности и патриотизма у молодого поколения.

В канун и сразу после Дня Победы архивисты провели 6 уроков, посвященных событиям Великой Отечественной войны, в МБОУ «Средняя школа № 26», МАОУ «Лицей № 21» и МБОУ «Лицей № 33». На уроках присутствовало 238 учеников и 7 преподавателей.

В течение года проводились также другие занятия с детьми, обзорные экскурсии, читались лекции, в общей сложности их участниками стали 346 человек.

Всего за 2019 год подготовлено и проведено 235 информационных мероприятий.

За 2019 год выдано из хранилищ архива разным категориям пользователей документной информации 58,4 тыс. единиц хранения. Движение дел, хранящихся в архиве, составляет в настоящее время 3 %.

Научно-исследовательская и методическая работа

В 2019 г. продолжалась доработка и закончен Путеводитель по фондам ГАИО (период до 1917 г.). Путеводитель готов к изданию.

Проводилась подготовительная работа по составлению Путеводителя, ч. 2. (фонды периода после 1917 года). Начато составление аннотаций и исторических справок к фондам.

В течение года подготовлены 2 новых методических пособия по вопросам архивной деятельности. Прошло 5 заседаний экспертной комиссии госархива, на которых обсуждались описи особо ценных дел, описи фотодокументов, описи документов личного происхождения, акты на выделение к уничтожению дел по личному составу, сроки хранения которых истекли, проект номенклатуры дел ГАИО на 2020 год.

Работа с кадрами

На 01.01.2020 в ГАИО работает 83 человека, из них заняты в основной деятельности 65. Средний возраст архивистов – 41 год. Сотрудников с историко-архивным образованием - 1, с историческим – 22.

В работе с кадрами в 2019 году основное внимание уделялось решению вопросов повышения профессионального мастерства, деловых качеств архивистов, морального и материального поощрения лучших сотрудников, их социальной защиты. Продолжились занятия в соответствии с планом работы постоянно действующего семинара по повышению квалификации сотрудников архива.

В ознаменование 100-летия Архивной службы Ивановской области и государственного архива большая группа сотрудников ГАИО удостоены наград. Начальник отдела публикации и использования документов Л.В.Яблокова получила звание «Почётный архивист Ивановской области». 5 сотрудников награждены Благодарностями и 2 - Благодарственными письмами Департамента культуры и туризма Ивановской области, 7 - Благодарностями Ивановской областной Думы, 5 – Почетными грамотами, 5 – Благодарностями и 4 Дипломами Ивановской городской Думы, 38 – Почетными грамотами директора ГАИО.

Задачами архива на 2020 г. остаются: проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов и комплектованию архива новыми документальными комплексами; качественное и своевременное предоставление информации по запросам граждан и организаций; активизация работы по оцифровке документов, популяризация архивных документов в целях исторического просвещения граждан.

2020 год пройдет под знаком 75-летия Победы В Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Этому памятному событию будет посвящен целый ряд мероприятий в соответствии с разработанным планом.

Н.А.Муравьева,

зам. директора архива по основной деятельности