ГАИО в 2015 году

Деятельность государственного бюджетного учреждения Ивановской области «Государственный архив Ивановской области» в 2015 г. строилась согласно утвержденному годовому плану работы.

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2015 г. оставались качественное выполнение государственных заданий на оказываемые услуги (работы); принятие необходимых мер по повышению пожарной безопасности зданий архива; участие в реализации планов основных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. и др.

Все государственные задания по предоставлению государственных услуг на 2015 год, определенные архиву, выполнены и перевыполнены:

Сведения о выполнении государственного задания по предоставлению государственных услуг за 2015 год

№	Наименование услуги	Единица измерения	Государственное задание 2015 год	Отчет 2015 год	% Выполнения
Государственная услуга «Организация доступа и предоставление документальной архивной информации по запросам»
1	Число зарегистрированных пользователей в читальном зале государственного архива	человек	150	201		134 %
2	Число удовлетворенных запросов физических и юридических лиц по предоставлению архивной информации,в том числе:	запросов	5900	9184, в т.ч. на безвозмездной основе - 7914		134,1 %
	- социально-правовые запросы	запросов	5500	8096 в т.ч. на безвозмездной основе- 7452		135,5 %
	- тематические запросы	запросов	400	1037 в т.ч. на безвозмездной основе- 462		115,5 %
	- генеалогические	запросов	-	51		-
3	Объем архивных документов, хранящихся в государственном архиве	млн. докумен-тов (дел)	1,9	1,948		102,5 %
Работа по комплектованию архивными документами и обеспечению их сохранности
4	Количество документов (дел) постоянного срока хранения, принятых на хранение в государственный архив (УД)	докумен-тов (дел)	2000	2073		103,7 %
5	Количество предоставленных консультаций по проблемам архивного дела и документоведения	консульта-ций	200	219		109,5 %

Успешно выполнены и другие показатели развития архивного дела, ряд показателей перевыполнен.

2015 г. прошел под знаком 70-летия Победы в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг. Этому событию был посвящен целый ряд мероприятий.

Главным событием года без сомнения стало издание сборника фронтовых писем и дневниковых записей «Наедине с войной…», а также открытие историко-документальной выставки «Этот день мы приближали как могли». За проведение торжественных мероприятий коллектив ГАИО и директор Н.В.Малахова награждены Дипломами оргкомитета по подготовке к празднованию 70-летия Победы в Великой Отечественной войне. Благодарностями городской Думы награждены члены авторского коллектива сборника.

В течение 2015 года проведено 3 заседания дирекции, на которых были рассмотрены вопросы:

- О работе по ликвидации задолженности по научно-технической обработке документов в организациях - источниках комплектования архива,

- О работе отдела научно-справочного аппарата по подготовке нового Путеводителя по фондам архива (дореволюционный период),

- О результатах розыска необнаруженных дел по итогам 2014 и ходе розыска необнаруженных дел в 2015 г.,

- О выполнении «Программы энергосбережения и повышения энергетической эффективности ГАИО» и другие.

За год на местном телевидении, в печатных и электронных СМИ (не считая официального сайта архива) размещено 25 информаций о ГАИО. Информации об архивных мероприятиях вышли в № 2, 4, 5 за 2015 г. журнала «Отечественные архивы».

Обеспечение сохранности документов

Согласно паспортным данным на 01.01.2016 г. в архиве хранится 6087 архивных фондов, в том числе 6086 фондов документов на бумажной основе; 1949282 единицы хранения, в том числе 1929361 ед.хр. на бумажной основе, 19898 ед.хр.фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов.

Проблемы физической сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, усиления технической укрепленности зданий архива, соблюдения нормативных режимов хранения дел, исключающих возможность их утраты, занимали в отчетном году первостепенное место в деятельности архива. В 2015 г. был проведен целый ряд работ в этом направлении, в первую очередь, монтаж системы пожарной сигнализации и автоматизации противодымной вентиляции в здании на ул. Куконковых. В архивохранилищах регулярно проводились влажные уборки, санитарные дни. Осуществлялись контроль записей камер системы видеонаблюдения, контроль за движением дел и документов, проверки правильности подкладки дел.

Велась работа по выявлению особо ценных дел из числа новых поступлений. Выявлено и описано 19 дел по фонду Администрации Ивановской области за 2003 г. и личному фонду заслуженного работника культуры М.Н.Шершовой, описи ОЦД утверждены ЭПК.

Комплекс реставрационно-профилактических работ проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам дореволюционного периода и первых лет советской власти.  Годовой план по реставрации дел выполнен на 132,5 %. Всего за год отреставрировано 424 дела, 3331 лист. Также осуществлен мелкий ремонт документов с дефектами носителя, объемом 39,4 тыс. листов. Всего улучшено физическое состояние (переплет, подшивка, дезинфекция) 2913 ед.хр.

Из хранилищ архива за год выдано 71,1 тыс.ед.хр. Проводилась нумерация и проверка нумерации листов в делах до и после использования (соответственно – 118,5 и 910,1 тыс. листов).

В 2015 г. в соответствии с установленными сроками и согласно перспективному плану продолжалась проверка наличия и состояния фондов периода до 1917 г. и фондов органов КПСС (52779 ед.хр.). Проведена полистная проверка наличия фондов личного происхождения в объёме 400 дел (8368 л.). В ходе проверки наличия проводилось попутное опечатывание первичных средств хранения документов для последующего исключения указанных фондов из цикла проверки наличия и состояния (1,4 тыс. связок и коробок). Продолжилась проверка наличия и состояния фотодокументов (814 ед.хр.). Проведена проверка наличия страхового фонда особо ценных дел в объеме 397 ед.хранения на рулонной плёнке и 3089 ед.уч. микрофиш. Продолжена выборочная полистная проверка наличия и состояния дел, в составе которых имеются документы, представляющих интерес для коллекционеров. Осуществлена проверка физического состояния документов способом малой выборки по 4 архивным фондам, проведен также биологический контроль за состоянием помещений и документов.

Проводились работы по техническому оформлению вновь принятых, описанных в архиве и прошедших реставрационно-профилактические работы документов: картонирование (371 ед.хр.), перекартонирование (2,0 тыс.ед.хр.), обвязка связок картоном (7,5 тыс. дел), оформление обложек (1,1 тыс.обл.), шифровка (12,1 тыс. дел) и перешифровка (2,4 тыс.дел) и др. В целях рационального размещения документов была проведена работа по перемещению документов между архивохранилищами. Сотрудники архива оформляли ярлыки (1,2 тыс.), формировали связки, меняли средства первичного хранения, веревки, занимались целым рядом других внутриархивных работ, направленных на улучшение состояния и хранения документов.

Формирование Архивного фонда РФ

На 01.12.2015 г. в списке источников комплектования архива числится 182 организации, в том числе 60 государственных областных, 55 федеральных, 1 муниципальная, 66 негосударственных. С ними проводилась постоянная работа, направленная на качественное формирование Архивного фонда РФ.

На хранение в архив приняты новые комплексы архивных документов, в том числе:

- 2073 ед.хр. управленческой документации. Пополнились архивные фонды Администрации Ивановской области (документы за 2003 г.), Главного финансового управления Ивановской области, Ивановского областного управления статистики, прокуратуры Ивановской области, Приволжского ювелирного завода «Красная Пресня», региональных отделений Российского фонда мира, Союза пенсионеров России, Союза женщин России, Всероссийского женского союза – Надежда России, Ивановского городского Совета ветеранов, филиала Российского фонда культуры и др.;

-  4 ед.хр. научно-технической документации института ВНИИОТ;

- 217 ед. хр. фотодокументов, в том числе 39 позитивных отпечатков Издательского дома «Наша Родина Иваново-Вознесенск» за 2010 г. и описанные архивом 178 негативов фотоколлекции фотокорреспондента газеты «Рабочий край А.Я.Дворжеца за 1960-1968 гг.;

-  2739 ед.хр. по личному составу от 11 ликвидированных без правопреемников учреждений и предприятий (механический завод СКБ СМ, ОАО «ИвНИТИ», ОАО «Ивановское карьероуправление, ЗАО «Бимарт» и др.).

Продолжалась плановая работа по пополнению архива материалами личного происхождения. Приняты на хранение и учтены следующие личные фонды «Шершова М.Н.- заслуженный работник культуры РФ, музыкант, педагог», «Торопов В.Г. – филолог, цыгановед», «Волченков А.С. – участник Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., начальник штаба партизанского отряда», «Огурцов В.Д. – капитан 2 ранга, член Союза краеведов России», «Е.П.Иванов – заслуженный работник культуры РСФСР» в количестве 264 ед.хр.;

В течение года архивом проводилась работа по включению документов в состав Архивного фонда РФ.  ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области утверждены описи дел постоянного хранения учреждений списка источников комплектования ГАИО в объеме 4477 ед.хр. УД , 264 ед.хр. личного происхождения, 4 перечня тем НТД, описи НТД - 66 ед.хр. и др., согласованы описи по личному составу в объеме 10925 ед.хр., 46 номенклатур дел, 3 инструкции по делопроизводству, 14 положений об ЭК, 10 – об архивах учреждений – источников комплектования архива и др.

В связи с выходом в свет новых «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М.,2015) подготовлен и проведен семинар для  работников  делопроизводственных и архивных служб органов исполнительной власти Ивановской области. Также проведены 2 занятия производственной учебы для сотрудников делопроизводственных и архивных служб Прокуратуры Ивановской области, районных прокуратур и ФГБОУ ВПО «Ивановский государственный университет» по методике формирования, обработки документов, составления описей. Всего на этих мероприятиях присутствовало 78 человек. Проведены комплексные проверки состояния делопроизводственной и архивной служб в  20 организациях, тематические в 4 учреждениях, контрольные в 12. Оказывалась государственная услуга (консультативно-методическая помощь) учреждениям и организациям по вопросам архивного дела и документоведения, всего оказано 219 консультаций.

Архивом проведено упорядочение документов на договорной основе в 31 организации, в том числе в 22 организациях списка источников комплектования ГАИО (Правительство Ивановской области, Ивановская областная Дума, Административный департамент, Департамент образования, Управление Министерства юстиции РФ по Ивановской области, Управление Федеральной антимонопольной службы и др.) в объеме 1657 ед.хр. УД, 4380 ед.хр. по личному составу

Государственный учет документов, cоздание информационно-поисковых систем

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом  «Архивный фонд». Введение основной учетной информации в базу данных составляет 100 %. Проводилось заполнение базы на уровне единицы хранения, введено заголовков - 8093. Продолжилось внедрение сетевой версии АФ-5.

Научно-справочный аппарат архива в 2015 г. развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов. Велась работа по подготовке справочников о составе и содержании хранящихся документов (именных, географических, тематических указателей, перечней). Продолжились усовершенствование фондов церковных  учреждений, переработка фондов горкомов и райкомов  КПСС, учреждений землепользования. В год 70-летия Победы начата переработка коллекции «Народная память: воспоминания и документы ивановцев-участников фронта и тыла Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», Коллекции документов «Общественная редакционная коллегия, городские и районные редкомиссии по подготовке к изданию Ивановской областной книги памяти». Всего за год переработано 2698 ед.хр., усовершенствовано 507 ед.хр. Описаны поступившие в россыпи 154 ед.хр. УД современных общественных организаций, 46 ед.хр. НТД, 647 ед.хр. документов личного происхождения, 167 ед.хр. фотодокументов.

Работа по тематической разработке документов проводилась в рамках внедрения Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и документов личного происхождения. Продолжилась работа по внедрению БД «Фотокаталог», в неё внесены 450 записей о 450 ед.хр., в том числе вновь поступивших фотодокументах.

Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной  техники. Начата плановая оцифровка наиболее используемых описей, отсканировано 116 описей, 5379 листов. Проводилось сканирование документов архива для подготовки выставок, информационных мероприятий, газетных публикаций, электронных презентаций и др. Продолжена оцифровка метрических книг, за год отсканировано 5,8 тыс. листов документов периода до 1917 г.

Предоставление информационных услуг и использование документов

Использование документов оставалось в 2015 году одним из приоритетных направлений деятельности госархива.

В течение года в читальных залах архива занимались 201 человек. Из общего количества пользователей 184 человека обратились в архив впервые или оформлены по новой теме исследования. Более 20 тем были посвящены вкладу Ивановской области в Победу: «Ивановский аэроклуб в годы ВОВ», «Общественное питание в годы…», Работа треста «Ивгорторф», «Тейковский хлопчатобумажный комбинат в годы…» и т.д. Пользователи посетили архив 1529 раз, им было оказано 203 консультации, выдано 7 тыс. дел, 3 тыс. описей. Принято от пользователей и проверено 425,9 тыс. листов. Исполнены заявки пользователей на ксерокопирование или сканирование документов в объеме 622 листа.

В области информационной деятельности в 2015 г. особое внимание уделялось выполнению государственных заданий по предоставлению архивной информации по запросам. Количество поступающих запросов возрастает. Только на личном приеме принято 4243 человека (увеличение в сравнении с 2014 г. на 9,1 %), из них 2829 человек подали заявления, 1414 – получили консультации о местах хранения запрашиваемых документов. Кроме того по телефону проконсультировано о порядке предоставления услуги 1757 человек.

За год всего исполнено 8096 социально-правовых запросов, в том числе бесплатно, в рамках выполнения госзадания - 7452 запроса. Общее количество исполненных запросов в сравнении с 2014 г. увеличилось на 5,5 %. В срок исполнено 95,5 % запросов.

Из общего количества исполненных запросов 7102 (87,7 %) выполнены по документам, из них 6251 (88 %) - с положительным результатом. По-прежнему лидирующее место среди запросов занимают запросы о размере заработной платы (44,% %) и стаже работы (31,1 %). В год 70-летия Победы исполнено 88 запросов о подтверждении фактов эвакуации граждан в Ивановскую область, об участниках боевых действий, о работе на трудовом фронте, о награждении медалью «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.».

Продолжает наблюдаться рост поступающих в архив тематических запросов. Общее количество исполненных в отчетном году тематических запросов в сравнении с 2014 г. увеличилось на 9 % и составило 1037 запросов. Показатель государственного задания по исполнению тематических запросов (400) успешно выполнен, по запросам органов власти и управления безвозмездно исполнено 462 запросов.

Исполнено несколько тематических запросов, связанных с историей Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.: об уточнении наименования 332-й стрелковой дивизии, о размещении в г. Иванове Подольских пехотного и артиллерийского училищ, о строительстве оборонительных сооружений на территории Ильинского района, о военно-автомобильных дорогах Ивановской области, статусе завода Ивтекмаш, выпускавшего в годы войны боеприпасы, о размещении в области детских домов, эвакуированных из блокадного Ленинграда, о госпиталях и др. Среди тематических запросов можно отметить запрос Администрации г. Иванова о подборе фотодокументов для фотопроекта «Город помнит» и изготовления баннеров социальной рекламы к Дню Победы.

Значительная часть тематических запросов (431) относилась к разряду биографических, в том числе об участниках Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Героях Советского Союза Василии Васильеве, Александре Анчугове и др. Оказана помощь музею кинешемской средней школы № 18 по выявлению и копированию документов, связанных с жизнью маршала А.М.Василевского.

Продолжает расти интерес граждан к изучению своих родословных. План по исполнению генеалогических запросов перевыполнен более, чем в 1,5 раза. Исполнено 51 генеалогический запрос.

Продолжалось сотрудничество с отделениями Пенсионного фонда. 648 запросов исполнены с применением программы Vip Net в порядке взаимодействия с ПФ. В течение года специалисты ПФ посетили архив 101 раз, им была оказана консультативно-методическая помощь по исполнению запросов о льготном характере работы и предоставлено для просмотра 2148 дел.

В 2015 г. подготовлено 2 стационарные историко-документальные выставки, на которых было представлено 254 архивных документа из 52 архивных фондов. Это выставки:  «Этот день мы приближали как могли» и «…На пользу себя, общества и семьи», посвященная 195-летию со дня рождения и 125-летию со дня смерти Я.П.Гарелина – фабриканта, мецената, коллекционера. В общей сложности архивные выставки посетили 448 человек, по выставкам проведено 11 экскурсий и электронных презентаций, Выставки широко освещались средствами массовой информации.

В 2015 г. статьи и подборки документов, подготовленные сотрудниками архива, были опубликованы на тематических страницах и в рубриках «Дела архивные», «70 - наша Победа», «Связь времен» («Ивановская газета»), «Дела давно минувших лет» («Рабочий край»), «Город мой» («Кохомский вестник») и в других печатных изданиях. Всего за год было подготовлено 60 публикаций для СМИ, посвященных истории родного края 18-19 вв., известным людям,  юбилейным датам и государственным праздникам, интересным фактам и событиям. 15 статей были посвящены Великой Отечественной войне: «Мед и маринованные грибы для фронта», «Приют для выживших» (о приёме и размещении эвакуированных), «Кровь для фронта измеряли литрами…», «Отряд назывался – «За Родину», «Иваново военное», «Ивановскую область готовились сделать партизанским краем» и др.

В 2015 г. сотрудники архива приняли участие в работе 7-ми краеведческих конференций с 11 научными докладами по документам архива.

Специалисты архива традиционно уделяют особое внимание воспитанию гражданственности и патриотизма у молодого поколения. В юбилейном году проведены 5 «уроков мужества и доблести», посвященные ивановцам - Героям Советского Союза и ивановцам – полным кавалерам ордена Славы, и 2 школьных урока «Моя родословная» для 166 школьников.

В 2015 г. проведены 3 обзорные экскурсии по архиву для студентов (54 чел.).

Впервые в истории архива было проведено мероприятие «Прогулки по городу», на котором побывало 50 человек.

Научно-исследовательская и методическая работа

Продолжена, начатая в 2013 г. работа по составлению нового Путеводителя по фондам Государственного архива Ивановской области (период до 1917 г). Разработано 3 новых методических пособия. Подготовлены ответы на вопросы ряда анкет по научно-исследовательским темам ВНИИДАД. 

Работа с кадрами

На 01.01.2016 г. в ГАИО работает 85 человек, из них заняты в основной деятельности  66. Средний возраст архивистов – 40 лет. Сотрудников с историко-архивным образованием - 2, с историческим – 25.

Основное внимание в минувшем году уделялось решению вопросов повышения профессионального мастерства, деловых качеств архивистов, морального и материального поощрения лучших сотрудников, их социальной защиты. Продолжились занятия в соответствии с планом работы постоянно действующего семинара по повышению квалификации сотрудников архива, а также работа Школы молодого архивиста».

В течение года 2 сотрудника архива награждены Почетными грамотами и 4 – Благодарностями Ивановской городской Думы, 3 – Благодарностями Департамента культуры и туризма, 6 - Почетными грамотами ГАИО и 2 - благодарностями директора архива.

Материально - техническая база

Одно из главных направлений деятельности архива – решение вопросов укрепления и развития материально-технической базы хранения архивных фондов.

Самой значительной работой в 2015 г. стал монтаж системы пожарной сигнализации и автоматизации противодымной вентиляции в архивохранилищах и рабочих помещениях основного здания архива на ул.Куконковых, общей площадью – 5370,6 кв.м.

Также проведены работы по капитальному ремонту центральной части кровли, монтаж системы тревожной сигнализации, проведен капитальный ремонт внутреннего противопожарного водопровода

Всего в 2015 г. на укрепление и развитие материально-технической базы хранения архивных фондов, усиление антитеррористической и противопожарной защищенности зданий архива израсходовано 3 млн. 273 тысрублей. К сожалению, выполнение многих поставленных задач, устранение нарушений, выявленных надзорными органами в ходе проведенных проверок (особенно в здании на ул.Пушкина, 22), было невозможно из-за недостаточного финансирования.

Задачами архива на 2016 г. остаются проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов и комплектованию архива новыми документальными комплексами; внедрение в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015); качественное и своевременное предоставление информации по запросам граждан и организаций; популяризация архивных документов в целях исторического просвещения граждан, участие в реализации мероприятий программы «Патриотическое воспитание граждан РФ на 2016-2020 гг.» и др.

Н.А.Муравьева,
зам. директора архива по основной деятельности