ГАИО в 2017 году

Деятельность государственного бюджетного учреждения Ивановской области «Государственный архив Ивановской области» в 2017 г. строилась согласно утвержденному годовому плану работы.

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2017 г. оставались качественное выполнение государственных заданий на оказываемые услуги (работы); усиление пожарной безопасности архивохранилищ; осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности документов; информатизация архива; популяризация архивных документов, их использование в целях патриотического воспитания подрастающего поколения.

Сведения о выполнении государственных заданий по предоставлению государственных услуг за 2017 год

№	Наименование услуги	Единица измерения	Государственное задание 2017 год	Отчет 2017 год	% Выполнения
1	Оказание информационных услуг на основе архивных документови обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним
1.1.	Количество исполненных тематических запросов	единица	800	732	91,5 % платные запросы в данное количество не входят
1.2.	Количество исполненных социально-правовых запросов	единица	5500	7036	127,9 %
1.3.	Количество посещений читального зала	единица	1500	2267	151,1 %
2	Комплектование архивными документами и обеспечение их сохранности
2.1.	Объем документов, принятых на постоянное хранение	единица	2000	2060	103 %
2.2.	Количество архивных документов, сведения о которых включены в автоматизированную систему учета документов Архивного фонда Российской Федерации	единиц	8000	8038	100,3 %
2.3.	Количество дел (документов), подготовленных к рассекречиванию	единиц	20	24	120 %
3.	Обеспечение сохранности и учет архивных документов
3.1.	Объем хранимых документов	единиц	1950000	1958522	100,4 %

Успешно выполнены и другие показатели развития архивного дела, ряд показателей перевыполнен.

В течение года осуществлялась деятельность коллегиальных органов архива – дирекции, научно-методической, экспертной и других комиссий. Состоялось 2 общих собрания коллектива.

Деятельность архива широко освещалась в СМИ. Всего в печатных средствах массовой информации, интернет-ресурсах, других информационных ресурсах за год размещено 53 информационных сообщений и публикаций о деятельности ГАИО, формирующих положительный имидж архива.

В журнале «Отечественные архивы» № 5 за 2017 г. опубликована информация о выставке «Семья Бальмонтов в документах ГАИО». На Портале «Архивы России» размещено 6 материалов о деятельности архива, на официальном сайте архива – 67 информаций. За 2017 год зарегистрировано 76696 просмотров сайта ГАИО.

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ

Согласно паспортным данным на 01.01.2018 г. в архиве хранится 6138 архивных фондов, в том числе 6137 фондов документов на бумажной основе; 1958522 единиц хранения, в том числе 1938149 ед.хр. на бумажной основе, 20350 ед.хр.фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов.

Проблемы физической сохранности документов, соблюдения нормативных режимов хранения дел, исключающих возможность их утраты, занимали в отчетном году первостепенное место в деятельности архива. В 2017 г. был проведен целый ряд работ по повышению пожарной безопасности и технической укрепленности зданий архива, в том числе: монтаж систем противопожарной безопасности (автоматического газового пожаротушения, пожарной сигнализации, системы оповещения и управления эвакуацией в здании на ул.Пушкина, 22).

Велась работа по выявлению особо ценных дел из числа новых поступлений. Выявлено и описано 51 ОЦД по фонду Законодательного собрания Ивановской области.

Комплекс реставрационно-профилактических работ проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам дореволюционного периода и первых лет советской власти.  Годовой план по реставрации дел выполнен на 136,5 %. Всего за год отреставрировано 273 дела, 3248 листов. Также осуществлен мелкий ремонт документов с дефектами носителя, объемом 42,3 тыс. листов. Всего улучшено физическое состояние (переплет, дезинфекция) 2839 ед.хр.

Из хранилищ архива за год выдано 66,4 тыс.ед.хр. Проводилась нумерация и проверка нумерации листов в делах до и после использования (соответственно – 63,5 и 877,7 тыс. листов). Продолжена целевая работа по подготовке документов к оцифровке.

В 2017 г. в соответствии с установленными сроками и согласно перспективному плану продолжалась проверка наличия фондов периода до 1917 г. и фондов органов КПСС (51,7 тыс. ед.хр.). Проведена полистная проверка наличия фондов личного происхождения в объёме 618 ед.хр. = 17165 листов. Кроме того, полистно проверялись дела, наиболее часто используемые исследователями и дела с коллекционными ценностями. В ходе проверки наличия проводилось попутное опечатывание первичных средств хранения документов для последующего исключения указанных фондов из цикла проверки наличия и состояния (917 связок, 768 коробок).

Осуществлена проверка физического состояния документов способом малой выборки, проводился биологический контроль за состоянием помещений и документов.

Проводились работы по техническому оформлению вновь принятых, описанных в архиве, прошедших реставрационно-профилактические работы документов, а также дел архивных фондов после переработки их описей. За год проведено оформление обложек (3,1 тыс.дел), перекартонирование дел после переработки (0,2 тыс.ед.хр.), обвязка связок картоном (10,8 тыс. дел) и др. Зашифровано 3,4 тыс. ед.хр. на бумажной основе и 204 ед.хр. фотодокументов, перешифровано после переработки 2,3 тыс.дел., оформлено 0,5 тыс.ярлыков и др.

Основные здания архива загружены полностью, а в целом, по 3-м зданиям - процент загруженности составляет 90 %. В целях освобождения стеллажных площадей и рационального размещения документов было организовано перемещение документов в архивохранилищах.

Формирование Архивного фонда РФ

За 2017 год в список источников комплектования ГАИО включено 2 новые организации, исключено 4 по причине ликвидации. На 01.12.2017 г. в списке № 1 источников комплектования ГАИО числится 176 организаций, в том числе 60 государственных областных, 52 – федеральных, 1 - муниципальная, 63 частной формы собственности. С ними проводилась постоянная работа, направленная на качественное формирование Архивного фонда РФ. В ведомственных архивах хранится 117,3 тыс. ед. хр. УД, 547,3 тыс. ед.хр. по личному составу. Ежегодно в учреждениях списка источников комплектования архива образуется 4,7 тыс. ед.хр. УД. В 12 организациях хранится научно-техническая документация, объемом – 660 ед.хр.

За отчетный год на хранение в архив приняты новые комплексы архивных документов, в том числе:

- 2060 ед.хр. управленческой документации. Поступили   3 новых фонда от Ивановского  регионального отделения Фонда социального страхования, Управления Ростехнадзора по Ивановской области, Центра занятости населения), пополнились 16 архивных фондов, в том числе «Законодательное собрание Ивановской области» за 2002-2003 гг., «Прокуратура Ивановской области» за 1999 г. и другие);

- 88 ед.хр. личного происхождения Героя Социалистического Труда, Почетного гражданина г.Иваново, участника Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., генерального директора ИСПО им. 50-летия СССР В.П.Кабаидзе (после описания и утверждения описи);

- 204 ед. хр. фотодокументов, в том числе 173 негатива «Коллекции фотодокументов, собранных фотокорреспондентом газеты «Рабочий край» А.Я. Дворжецем» и «Коллекции фотодокументов, собранных художественным руководителем Ивановской областной филармонии, заслуженным работником культуры РСФСР Е.П.Ивановым», 31 позитивный фотоотпечаток ликвидированного Управления по делам архивов Ивановской области и Ивановской таможни;

- 1451 ед.хр. по личному составу от дел 32 ликвидированных без правопреемников учреждений и предприятий (ООО «Ивановское бюро международного туризма «Спутник» и ОАО «Издательство «Иваново», ОАО «Авиационное предприятие «Золотое кольцо», ОАО «Зернопродукт», Сервисная компания «Новые технологии», ТСЖ «Рубин», ООО»Флай», ООО «Промторг», ЗАО Компания «Мега», ООО «Бонус-К-Ресурс», ООО «Мастерфуд», ООО «Мастер», ООО «УК «СК-групп», ООО «Диамант-ОПТ» и др.).

В течение года архивом проводилась работа по включению документов в состав Архивного фонда РФ.  ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области утверждены описи дел постоянного хранения учреждений списка источников комплектования ГАИО в объеме 7122 ед.хр. УД , 88 ед.хр. личного происхождения, 2 перечня (9 тем) НТД, описи НТД – 9 ед.хр., описи фотодокументов – 183 ед.хр. и др. Согласованы описи по личному составу в объеме 11489 ед.хр. источников комплектования и 1004 ед.хр. ликвидированных организаций, 34 номенклатуры дел, 14 положений об ЭК, 13 – об архивах учреждений – источников комплектования архива и др.

Проведён семинар по изучению «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (М.,2015) для 17 работников делопроизводственных и архивных служб организаций частной формы собственности, а также для новых работников других организаций, являющихся источниками комплектования ГАИО. Также организованы учёбы по делопроизводству и архивному делу в 2-х организациях, на которых присутствовали 34 человека.

Проведены комплексные проверки состояния делопроизводственной и архивной служб в 17 организациях, тематические в 4 учреждениях, контрольные в 15. За год учреждениям и организациям списка источников комплектования оказано 252 консультации по вопросам архивного дела и документоведения.

Упорядочены документы на договорной основе в 29 организациях (Избирательная комиссия Ивановской области, Департамент внутренней политики Ивановской области, Департамент социальной защиты населения, Департамент экономического развития и торговли и др.). Проводилось упорядочение документов ликвидируемых организаций, а также бесхозных документов по личному составу. Всего упорядочено за год 1791 ед.хр. УД, 2319 ед.хр. по личному составу.

Продолжилась работа по экспертизе ценности документов по личному составу из состава хранящихся в архиве, срок хранения которых истёк. В 2017 г. были полистно просмотрены документы до 1941 года 4-х текстильных фабрик.

В течение года велась работа с держателями личных фондов (телефонные переговоры, личные встречи у фондодержателей и в архиве). Результатом работы стало включение в список № 1-л владельцев личных фондов 2-х фондодержателей: кандидата экономических наук, профессора, ИГХТУ В.П.Столбова и советского партийного и российского общественного деятеля, Почетного гражданина г.Иваново З.П. Смолиной.

Государственный учет документов Архивного фонда РФ. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

В отчетном периоде одним из основных направлений деятельности архива оставалась работа по ведению государственного учета и созданию информационно-поисковых систем.

Велись традиционные основные и вспомогательные учетные документы, внесены изменения по результатом приема на хранение и проведения архивных работ в 73 комплекта учетной документации, проведена выверка учетных документов ряда фондов хранилища спецфондов, общим объемом 16,4 тыс. ед. хр.

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом «Архивный фонд». Введение основной учетной информации в базу данных составляет 100 %. Проводилось заполнение базы на уровне единицы хранения, введено 8038 заголовков.

Научно-справочный аппарат архива в 2017 г. развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов.

Велась работа с документами личного происхождения, принятыми на хранение в архив от фондодержателей в виде россыпи. Проведено описание документов Кабаидзе В.П. - Героя Социалистического труда, генерального директора Ивановского станкостроительного объединения имени 50-летия СССР. Продолжилось, начатое в предыдущие годы, формирование личных фондов журналиста, участника Великой Отечественной войны М.А. Жохова, доктора исторических наук, профессора ИвГУ И.Я.Биска. Всего описано 261 ед.хр. личного происхождения.

Проведено аннотирование и описание поступивших на хранение 183 неописанных фотодокументов, в том числе 152 негативов и 21 позитивного  фотоотпечатка.

Продолжились усовершенствование и переработка описей фондов церковных  и судебных учреждений дореволюционного периода. Продолжена переработка фонд Кинешемского горкома КПСС. Всего за год переработано 2628 ед.хр., усовершенствовано 541 ед.хр.

Велась работа по подготовке справочников о составе и содержании хранящихся документов (указателей, перечней). Работа по тематической разработке документов проводилась в рамках внедрения Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и альбомов из фонда фотофонодокументов. Всего закаталогизировано 206 ед.хр. фотодокументов, составлено и влито в традиционный каталог 298 карточек. Продолжилась работа по внедрению БД «Фотокаталог», в неё внесены 1044 записи о 1044 ед.хр.

Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной техники. Велась работа по целевой оцифровке архивных документов. Всего за год отсканировано 554 ед.хр. дореволюционного периода, объемом 24871 листов, 29 дел советского периода, объемом 1676 листов. По заявкам пользователей, для иллюстрирования архивных страничек в печатных средствах массовой информации, подготовки выставок, создания электронных презентаций проводилось сканирование отдельных документов (3658 листов).

Предоставление информационных услуг и использование документов

Использование документов в 2017 году оставалось одним из приоритетных направлений деятельности госархива.

В течение года в читальных залах архива занимался 191 человек, из которых 176 человек обратились в архив впервые или были оформлены по новой теме исследования. Из общего количества исследователей 79 занимались изучением своих родословных. Пользователи посетили архив 2267 раз, им было оказано 203 консультации, предоставлено 7753 дел, 2529 описей, 332 экземпляра книг из СИФ архива. Принято от пользователей и проверено 477,8 тыс. листов. Исполнены заявки пользователей на ксерокопирование (137) и сканирование документов (2390 листов).

За год исполнено 7036 запросов социально-правового характера. Из общего количества исполненных запросов 6017 (85,5 %) выполнены по документам, из них 5543 (92,1 %) - с положительным результатом. По-прежнему лидирующее место среди запросов занимают запросы о размере заработной платы, стаже работы, награждении (соответственно 56,8 %, 37,7 %, 3,5 % от общего количества исполненных по документам запросов). Исполнены 12 запросов об участниках Великой Отечественной войны, 8 - о подтверждении фактов эвакуации граждан в Ивановскую область. На «столе справок» за год принято 1825 человек. Из них 1620 человек подали заявления, 228 – получили консультации о местах хранения запрашиваемых документов. Кроме того по телефону проконсультировано о порядке предоставления услуги 1622 человека.

Общее количество исполненных в 2017 г. тематических запросов составило 1774 запроса, из них в рамках госзадания по запросам органов власти исполнено 732 запроса. Большая часть тематических запросов относится к запросам биографического характера – 1086, в том числе абсолютное большинство биографических запросов составили запросы по актам гражданского состояния о рождении, браке, смерти граждан - 993. Другие биографические запросы были посвящены кавалерам государственных наград СССР, прокурорам Иваново-Вознесенской губернии, участникам советско-финляндской войны, активисткам женского движения в Ивановской области и др.

Подготовлена большая историческая справка по истории образования Иваново-Вознесенской губернии с подборкой электронных копий документов. Исполнены запросы по истории торговой деятельности юрьевецких купцов Лицовых, по истории создания профессиональной пожарной команды в г. Иваново-Вознесенске, по истории благотворительного заведения А.П. Коновалова в г. Вичуге, об открытии первой почтовой конторы в с. Иванове, о зарождении пионерского движения в г. Середе, о роли маршала СССР С.Ф. Жаворонкова в создании вичугского комсомола, о создании и деятельности Ивановской областной и городской комиссий по делам несовершеннолетних и др. Целый ряд запросов был посвящён истории церквей и населенных пунктов Ивановской области. Всего по запросам учреждений и граждан сделано и заверено 1143 листов ксерокопий и 5466 сканированных копий документов.

Продолжает расти интерес граждан к изучению своих родословных. Исполнено 32 генеалогических запроса, из них 27 с положительным ответом.

Продолжалось сотрудничество с отделениями Пенсионного фонда. В течение года специалисты ПФ посетили архив 90 раз, им была оказана консультативно-методическая помощь по исполнению запросов о льготном характере работы и предоставлено для просмотра 1,6 тыс. дел. С декабря 2017 г. архив приступил к самостоятельному исполнению запросов о льготных периодах работы.

В 2017 г. архивом подготовлено 9 историко-документальных выставок, в том числе 4 плановые стационарные («В судьбе природы – наша судьба», «Семья Бальмонтов в документах ГАИО», «От Февраля к Октябрю: 1917 год в Иваново-Вознесенске», «Ивановцы в боях за Сталинград»), 1 плановая виртуальная («Врачи в шинелях фронтовых»), 2 внеплановые стационарные (по заданию Департамента культуры и туризма - «Золотое созвездие», по предложению Комитета Ивановской области ЗАГС - «От подотдела ЗАГС до «Дворца счастья»), 2 внеплановые («Из истории ДОСААФ Ивановской области» - демонстрировалась в читальном зале ЦУНБ и «К 145-летию создания Иваново-Вознесенской городской Думы» – демонстрировалась в помещении музея им. Бурылина).

На выставках было представлено 704 архивных документа. Всего по выставкам проведено 14 экскурсий, в общей сложности с выставками ознакомились 1313 человек. Выставки широко освещались средствами массовой информации.

Активно проводились в отчетном году и другие работы по использованию документов. Деятельность архива по использованию документов в научных, культурно-просветительских целях строилась в соответствии с Календарем памятных дат на 2017 год. Основным памятным событием года стало 100-летие Великой революции 1917 года в России. Всего за год событиям 1917 года в Ивановском регионе были посвящены 1 выставка, 2 выступления на научно-практических конференциях, 1 телепередача и 6 статей в СМИ.

По инициативе «Ивтелерадио» архив принял участие в подготовке и съемке документальных фильмов о первых днях Февральской революции в г. Иваново-Вознесенске и фильма, посвященного 95-летию Ивановской прокуратуры, по предложению канала «Россия-24» вышла передача в форме интервью о работе архива и хранящихся документах.

В 2017 г. статьи и подборки документов, подготовленные сотрудниками архива, публиковались на тематических страницах «Дела архивные» («Ивановская газета»), «Дела давно минувших лет» («Рабочий край»), а также на сайте архива. Всего за год для средств массовой информации подготовлено 56 новых статей и подборок документов из фондов архива, посвященных истории родного края 18-20 вв., известным людям,  юбилейным датам, интересным фактам и событиям.

Сотрудники архива приняли очное и заочное участие в работе 12 научных и краеведческих конференций, в том числе 2 международных и 2 всероссийских, с 14 научными докладами (все подготовлены в 2017 г.).

В 2017 г. проведены 2 обзорные экскурсии по архиву для студентов-историков и специалистов Комитета Ивановской области ЗАГС (32 чел.), прочитаны обзорная лекция об архиве и тематическая лекция «Документы ГАИО о жизни и творчестве отечественных писателей» для студентов-филологов (12 человек), тематическая лекция (с показом электронной презентации) «Автографы с архивной полки» для руководителей муниципальных архивов области (25 человек).

Специалисты архива традиционно уделяют особое внимание воспитанию гражданственности и патриотизма у молодого поколения. В апреле-мае 2017 г. проведены, ставшие традиционными, «уроки мужества». В школах города Иваново специалисты архива провели 10 школьных уроков по темам «Ивановцы в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.», «Подвиг танкиста (о В.С. Миловидове — Герое Советского Союза)», «Солдатские письма», «Ивановцы — полные кавалеры ордена Славы». На уроках присутствовало 212 школьников. Подготовлен проект нового урока «Фронтовая медицина в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.».

Впервые подготовлен и проведен в игровой форме урок-беседа в дошкольном учреждении МДОУ № 44 г. Иванова на тему государственной символики России и Ивановской области («Государственные флаги РФ и Ивановской области»), прослушали 35 чел.

За год выдано из хранилищ архива разным категориям пользователей документной информации 66,4 тыс. единиц хранения

Научно-исследовательская и методическая работа

В 2017 г. была закончена работа по составлению нового Путеводителя по фондам Государственного архива Ивановской области (период до 1917 г). Проект путеводителя был представлен на рецензирование Научно-методическому совету архивных учреждений ЦФО РФ, где получил в целом положительный отзыв. Однако рецензентами были высказаны отдельные замечания, в связи с чем началась работа по редактированию Путеводителя.

Началась работа над сборником документов и статей к 100-летию Иваново-Вознесенской губернии.

Начато изучение и внедрение в практику работы читальных залов «Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (М., 2017).

Работа с кадрами

На 01.01.2018 г. в ГАИО работает 80 человек, из них заняты в основной деятельности  61. Средний возраст архивистов – 43,2 года. Сотрудников с историко-архивным образованием - 1, с историческим – 24.

В работе с кадрами в минувшем году основное внимание уделялось решению вопросов повышения профессионального мастерства, деловых качеств архивистов, морального и материального поощрения лучших сотрудников, их социальной защиты. Продолжились занятия в соответствии с планом работы постоянно действующего семинара по повышению квалификации сотрудников архива.

В 2016/2017 учебном году 2 сотрудника (из числа руководителей структурных подразделений) за счет организации прошли профессиональную переподготовку в Федеральном бюджетном учреждении «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» по программе «Архивоведение» по заочной форме в объеме 600 часов и получили документ о квалификации – диплом о профессиональной переподготовке, предоставляющий право на ведение профессиональной деятельности в сфере архивного дела.

Организовано и проведено дистанционное обучение со сдачей экзамена 14 сотрудников ГАИО по программе «Охрана труда руководителей и специалистов организаций непроизводственной сферы».

Задачами архива на 2018 г. остаются: проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов и комплектованию архива новыми документальными комплексами; качественное и своевременное предоставление информации по запросам граждан и организаций; активизация работы по оцифровке документов, участие в реализации мероприятий программы «Патриотическое воспитание граждан РФ на 2016-2020 гг.», популяризация архивных документов в целях исторического просвещения граждан.

В рамках реализации мероприятий государственной программы «Доступная среда» в 2018 году в здании архива на ул. Пушкина будут проводиться работы по обеспечению возможности передвижения маломобильных групп населения.

2018 год пройдет под знаком 100-летия Государственной архивной службы России и 100-летия образования Иваново-Вознесенской губернии. Этим, а также другим памятным событиям (75-летие Курской битвы, 100-летие создания ВЛКСМ, 100-летие исторического факультета ИвГУ) будут посвящены планируемые архивные мероприятия.

Н.А.Муравьева,
зам. директора архива по основной деятельности