ГАИО в 2018 году

Деятельность государственного бюджетного учреждения Ивановской области «Государственный архив Ивановской области» в 2018 г. строилась в соответствии с Уставом учреждения и прошла под знаком знаменательных событий истории - 100-летия архивной службы России и 100-летия Иваново-Вознесенской губернии.

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2018 г. оставались качественное выполнение государственных заданий на оказываемые услуги (работы); усиление пожарной безопасности архивохранилищ; осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности документов; информатизация архива; популяризация архивных документов, их использование в целях патриотического воспитания населения.

Все государственные задания по предоставлению государственных услуг на 2018 г., определенные архиву, выполнены, за исключением количества исполненных тематических запросов (93,4 %).

Сведения о выполнении государственных заданий по предоставлению государственных услуг за 2018 год:

№	Наименование услуги	Госзадание 2018 год	Отчет 2018 год	% выполнения
1	Оказание информационных услуг на основе архивных документов и обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним
1.1.	Количество исполненных тематических запросов	800	747	93,4% платные запросы в данное количество не входят
1.2.	Количество исполненных социально-правовых запросов	5500	6709	122 %
1.3.	Количество посещений читального зала	1500	2645	176,3 %
2	Комплектование архивными документами и обеспечение их сохранности
2.1.	Объем документов, принятых на постоянное хранение	2000	2569	128,4 %
2.2.	Количество архивных документов, сведения о которых включены в автоматизированную систему учета документов Архивного фонда Российской Федерации	8000	8510	106,4 %
2.3.	Количество дел (документов), подготовленных к рассекречиванию	20	25	125 %
22.4.	Объем хранимых документов	1950000	1964714	100,7%

Успешно выполнены и другие показатели развития архивного дела, ряд показателей перевыполнен. В рамках празднования 100-летнего юбилея государственной архивной службы России подготовлена видео-презентация о ГАИО, включающая сведения по истории архива, хранящихся документах, современном состоянии архива, ветеранах архивной службы и современном коллективе (продолжительность - 24 мин. 10 сек.), презентация передана на хранение в РГАКФД.

В состоявшемся в юбилейном году Первом Всероссийском кинофестивале архивных фильмов «Российский хронограф» в г. Екатеринбурге приняли участие документальный фильм об истории ивановского нотариата, целиком основанный на документах ГАИО «Ивановская нотариальная палата. 2016» и телевизионный сюжет «День архивов («Архив станет местом для научных дискуссий»). Оба фильма успешно прошли 1-й заочный тур и участвовали в очном показе фильмов фестиваля, однако призовых мест не заняли.

Деятельность архива широко освещалась в СМИ. Всего в печатных средствах массовой информации, интернет-ресурсах, других информационных ресурсах за год размещено 28 информационных сообщений и публикаций о деятельности ГАИО, формирующих положительный имидж архива (не считая анонсов предстоящих мероприятий).

На Портале «Архивы России», в АИС «Единое информационное пространство в сфере культуры», на официальном сайте архива – размещено 57 материалов о деятельности архива. За 2018 год зарегистрировано 74877 просмотров сайта ГАИО. Весь год велась страничка архива в социальной сети «Твиттер». На этой страничке размещено 114 информаций-твиттов.

В рамках реализации мероприятий государственной программы «Доступная среда» в 2018 году в здании архива на ул. Пушкина проведены работы по обеспечению возможности передвижения маломобильных групп населения.

Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ

Согласно паспортным данным на 01.01.2019 г. в архиве хранится 6177 архивных фондов, в том числе 6176 фондов документов на бумажной основе; 1964714 единиц хранения, в том числе 1944157 ед.хр. на бумажной основе, 20534 ед.хр. фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов.

Проблемы физической сохранности документов, соблюдения нормативных режимов хранения дел, исключающих возможность их утраты, занимали в отчетном году первостепенное место в деятельности архива. В 2018 г. был проведен целый ряд работ по повышению пожарной безопасности, в том числе осуществлен монтаж насосной станции системы противопожарного внутреннего водопровода в здании архива расположенного по адресу: ул. Куконковых, д.1, разработана проектно-сметная документация на капитальный ремонт системы электроснабжения этого же здания.

Велась работа по выявлению особо ценных дел из числа новых поступлений. Выявлено и описано 41 ед. хр. ОЦД по фонду «Правительство Ивановской области» (Ф.Р-2500) за 2005-2006 гг.

Комплекс реставрационно-профилактических работ проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам дореволюционного периода и первых лет советской власти. Годовой план по реставрации дел выполнен на 145,5 %. Всего за год отреставрировано 291 дела, 4719 листов. Также осуществлен мелкий ремонт документов с дефектами носителя, объемом 43,64 тыс. листов. Всего улучшено физическое состояние (переплет, дезинфекция) 3249 ед.хр.

Из хранилищ архива за год выдано 70,1 тыс.ед.хр. Проводилась нумерация и проверка нумерации листов в делах до и после использования (соответственно – 79,0 и 594,4 тыс. листов). Продолжена целевая работа по подготовке документов к оцифровке.

В 2018 г. в соответствии с установленными сроками и согласно перспективному плану продолжалась проверка наличия фондов периода до 1917 г. и фондов органов КПСС, всего в объеме 43,2 тыс. ед.хр. Проведена полистная проверка наличия фондов личного происхождения в объёме 403 ед.хр. = 4,9 тыс. листов. Кроме того, полистно проверялись дела, наиболее часто используемые исследователями и дела с коллекционными ценностями. В ходе проверки наличия проводилось попутное опечатывание первичных средств хранения документов для последующего исключения указанных фондов из цикла проверки наличия и состояния (1463 связки, 224 коробки).

Проводилась проверка наличия фотодокументов, проверено 10,7 тыс. негативов, 3,0 тыс. позитивных фотоотпечатков. Также проверены 23 ед.хр. фонодокументов.

Проводились работы по техническому оформлению вновь принятых, описанных в архиве, прошедших реставрационно-профилактические работы документов, а также дел архивных фондов после переработки их описей. За год проведено оформление обложек (1,6 тыс.дел), перекартонирование дел после переработки (255 ед.хр.), обвязка связок картоном (17,6 тыс. дел) и др. Зашифровано 5,7 тыс. ед.хр. на бумажной основе и 184 ед.хр. фотодокументов, перешифровано после переработки 1,4 тыс.дел., оформлено 0,8 тыс.ярлыков и др.

Основные здания архива загружены полностью, а в целом, по 3-м зданиям - процент загруженности составляет 89 %. В целях освобождения стеллажных площадей и рационального размещения документов было организовано перемещение документов между зданиями на ул. Куконковых и ул.Сосновая. В связи с предписанием госпожнадзора освобождались верхние полки стеллажей и перемещались документы в здании на ул. Пушкина.

Формирование Архивного фонда РФ

За 2018 год в список источников комплектования ГАИО включена 1 новая организация, исключена 1 по причине ликвидации. На 01.01.2019 г. в списке № 1 источников комплектования ГАИО числится 176 организаций, в том числе 60 государственных областных, 52 – федеральных, 1 - муниципальная, 63 частной формы собственности. С ними проводилась постоянная работа, направленная на качественное формирование Архивного фонда РФ. В ведомственных архивах хранится 123,7 тыс. ед. хр. УД, 552,0 тыс. ед.хр. по личному составу. Ежегодно в учреждениях списка источников комплектования архива образуется 5,1 тыс. ед.хр. УД. В 12 организациях хранится научно-техническая документация, объемом – 668 ед.хр.

За отчетный год на хранение в архив приняты новые комплексы архивных документов, в том числе:

- 2569 ед.хр. управленческой документации от организаций - источников комплектовпния: Правительства Ивановской области за 2005-2006 гг., Департамента культуры и туризма, Департамента финансов и других;

- после описания и утверждения описей 399 ед.хр. личного происхождения: доктора исторических наук, профессора ИвГУ И.Я.Биска, активиста Ивановского городского женского движения Л.С.Бутовой руководителя драматического коллектива Ивановского завода чесальных машин В.Г.Шолохова, советского хозяйственного деятеля Д.И.Дунаева, активиста профсоюзного движения, члена КПРФ А.Ф.Варигина и др.;

- 184 ед.хр. фотодокументов, в том числе 100 негативов «Коллекции фотодокументов, собранных фотокорреспондентом газеты «Рабочий край» А.Я. Дворжецем» за 1976 гг., 30 позитивных фотоотпечатков, созданных отделом ВА в рамках инициативного комплектования (снимки, запечатлевшие торжественные мероприятия в архиве, посвящённые 70-летию Победы в ВОВ 1941-1945 гг.) и 54 позитивных фотоотпечатков ИРО ООД «Всероссийский Женский Союз – Надежда России» за 1997– 2013 гг.;

- 2520 ед.хр. по личному составу от 36 ликвидированных без правопреемников учреждений и предприятий (ООО «Промтекстиль», ООО «Белая нить», ОАО «Горинская птица», ЗАО «Технополис», ООО «Вектор», ООО «Управляющая компания «Юнистайл Холдинг», ООО «Модика» и др.);

В течение года велась работа с держателями личных фондов (телефонные переговоры, личные встречи у фондодержателей и в архиве). В результате работы в список № 1-л владельцев личных фондов включены 2 фондодержателя: А.Е.Гладков - Почётный работник МИД России и А.А.Корников – докт.ист.наук, профессор, декан исторического факультета ИвГУ. Поступили в россыпи документы Почетного гражданина г. Иванова, поэта Владимира Павловича Догадаева, Героя Социалистического труда А.И.Пряхина и многих других, всего 608 условных единиц хранения.

В течение года архивом проводилась работа по включению документов в состав Архивного фонда РФ. ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области утверждены описи дел постоянного хранения учреждений списка источников комплектования ГАИО в объеме 7075 ед.хр. УД , 492 ед.хр. личного происхождения, 2 перечня (13 тем) НТД, описи НТД – 12 ед.хр., описи фотодокументов – 184 ед.хр. и др. Согласованы описи по личному составу в объеме 12422 ед.хр. источников комплектования и 592 ед.хр. ликвидированных организаций, 42 номенклатуры дел, 7 положений об ЭК, 6 – об архивах учреждений – источников комплектования архива и др.

Организован и проведён семинар для работников делопроизводственных и архивных служб органов исполнительной и законодательной власти, являющихся источниками комплектования ГАИО по теме «Оформление организационно-распорядительных документов в соответствии с новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Составление инструкции по делопроизводству в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях», а также 3 учёбы по делопроизводству и архивному делу. Всего на этих мероприятиях присутствовало 69 человек.

Проведены комплексные проверки состояния делопроизводственной и архивной служб в 18 организациях, тематические в 4 учреждениях, контрольные в 14. За год учреждениям и организациям списка источников комплектования оказано 252 консультации по вопросам архивного дела и документоведения.

Упорядочены документы на договорной основе в 29 организациях (Правительство Ивановской области, Ивановская областная Дума, Департамент здравоохранения, Департамент внутренней политики, Ивановское региональное отделение Фонда социального страхования РФ, Ивановское областное отделение Союза художников России и др.). Всего упорядочено за год 1703 ед. хр. УД и 2559 ед. хр. по личному составу.

Государственный учет документов Архивного фонда РФ. Создание учетных баз данных и автоматизированного НСА

В отчетном периоде одним из основных направлений деятельности архива оставалась работа по ведению государственного учета и созданию информационно-поисковых систем.

Велись традиционные основные и вспомогательные учетные документы, внесены изменения по результатом приема дел на хранение и проведения архивных работ в 52 комплекта учетной документации.

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом «Архивный фонд». Введение основной учетной информации в базу данных составляет 100 %. Проводилось заполнение базы на уровне единицы хранения, введено 8510 заголовков по 7 фондам дореволюционного периода.

Научно-справочный аппарат архива в 2018 г. развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов.

Велась работа с документами личного происхождения, принятыми на хранение в архив от фондодержателей в виде россыпи, в том числе документов В.И.Тихонова - российского политика, главы администрации Ивановской области, А.П.Хохлова - артиста Ивановского музыкального театра, Ф.Г.Паначина - первого заместителя Министра просвещения СССР и других. Всего описано 409 ед.хр. личного происхождения.

Проведено аннотирование и описание поступивших на хранение 184 неописанных фотодокументов, в том числе 100 негативов и 84 позитивов.

Продолжились усовершенствование и переработка описей фондов церковных и судебных учреждений дореволюционного периода. Продолжена переработка фонд Кинешемского горкома КПСС. Всего за год переработано 2545 ед.хр., усовершенствовано 605 ед.хр.

Велась работа по подготовке справочников о составе и содержании хранящихся документов (указателей, перечней). Работа по тематической разработке документов проводилась в рамках внедрения Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и альбомов из фонда фотофонодокументов. Всего закаталогизировано 193 ед.хр. фотодокументов, составлено и влито в традиционный каталог 474 карточки. Продолжилась работа по внедрению БД «Фотокаталог», в неё внесены сведения о вновь поступивших 184 ед.хр.

Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной техники. Велась работа по целевой оцифровке архивных документов. Всего за год отсканировано 35 описей, объемом 937 листов, 776 ед.хр. дореволюционного периода, объемом 27703 листов, 76 дел и 3 фотоальбома советского периода, объемом 4021 листов. По заявкам пользователей, для иллюстрирования архивных страничек в печатных средствах массовой информации, подготовки выставок, создания электронных презентаций проводилось сканирование отдельных документов (3226 листов).

Предоставление информационных услуг и использование документов

Использование документов в 2018 году оставалось одним из приоритетных направлений деятельности госархива.

В течение года в читальных залах архива занимался 228 человек, из которых 167 человек обратились в архив впервые или были оформлены по новой теме исследования. Пользователи посетили архив 2645 раз, им было оказано 193 консультации, предоставлено 6920 дел, 2943 описи, 112 экземпляров книг из СИФ архива. Принято от пользователей и проверено 321,8 тыс. листов.

За год исполнено 6709 запросов социально-правового характера. Из общего количества исполненных запросов 5873 (85,5 %) выполнены по документам, из них 5611 (92,1 %) - с положительным результатом. По-прежнему лидирующее место среди запросов занимают запросы о размере заработной платы, стаже работы (соответственно 51,5 % и 44,5 % от общего количества исполненных по документам запросов). С декабря 2017 г. архив приступил к самостоятельному исполнению запросов о льготных периодах работы граждан. В 2018 г. из общего количества архивных справок о заработной плате таких справок исполнено 216. Исполнены 16 запросов об участниках Великой Отечественной войны, 17 - о подтверждении фактов эвакуации граждан в Ивановскую область. На «столе справок» за год принято 1447 человек. Из них 791 - подали заявления, 656 – получили консультации о местах хранения запрашиваемых документов. Кроме того по телефону проконсультировано о порядке предоставления услуги 1409 человек.

Общее количество исполненных в 2018 г. тематических запросов составило 1869 запросов, из них в рамках госзадания по запросам органов власти исполнено 747 запросов. Большая часть тематических запросов относится к запросам биографического характера – 1139, в том числе абсолютное большинство биографических запросов составили запросы по актам гражданского состояния о рождении, браке, смерти граждан - 1107.

Исполнены тематические запросы: о создании и развитии пожарно-спасательной части г. Иванова, о медико-социальном обслуживании инвалидов Великой Отечественной войны в Ивановской области в период 1945-1955 гг., по истории Ивановского железнодорожного вокзала, истории Ивановской областной клинической больницы, об участии в ударных стройках жителей Южи и Южского района, о деятельности писателя-драматурга А.Н. Островского как мирового судьи Кинешемского уезда, о строительстве и балансодержателях памятника О. Генкиной и многие другие. Целый ряд запросов был посвящён истории церквей и населенных пунктов Ивановской области. Всего по запросам учреждений и граждан сделано и заверено 658 листов ксерокопий и 8041 сканированных копий документов. Принято на личном приеме в отделе публикации и использования документов 84 заявителя и представителей организаций.

Продолжает расти интерес граждан к изучению своих родословных. Исполнено 33 генеалогических запроса, все с положительным ответом.

В 2018 г. архивом подготовлено 6 историко-документальных выставок: 5 плановых стационарных и 1 внеплановая виртуальная: «Документальная память народа» (к 100-летнему юбилею государственной архивной службы России), «Как рождалась губерния» (к 100-летнему юбилею Иваново-Вознесенской губернии), «1943-й. Год перелома», «Это наша с тобой биография…» (к 100-летию ВЛКСМ), «За истфак, за Родину, за веру…» (к 100-летию организации исторического факультета ИвГУ), «Основной Закон державы Российской. Из истории двух Конституций» (виртуальная, к 25-летию Конституции РФ). Организованы 5 презентаций выставок, на которых присутствовали 228 человек. На выставках было представлено 820 архивных документов. Всего по выставкам проведено 11 экскурсий, в общей сложности с выставками ознакомились 599 человек. Выставки широко освещались средствами массовой информации Ивановской области.

Активно проводились в отчетном году и другие работы по использованию документов. Деятельность архива по использованию документов в научных, культурно-просветительских целях строилась в соответствии с Календарем памятных дат на 2018 год.

Основным памятным событием года стало 100-летие создания Иваново-Вознесенской губернии. В течение года продолжалась работа по подготовке сборника документов и материалов «Иваново-Вознесенская губерния: история рождения и становления нового субъекта Российской Федерации», посвященного 100-летию Иваново-Вознесенской губернии. В декабре сборник вышел из печати, он издан издательством «Гранат» тиражом 350 экземпляров. Кроме того, 100-летию губернии были посвящены 1 выставка, 2 выступления на научно-практических конференциях, 2 выступления на круглых столах, 1 телепередача и 4 статьи в СМИ.

В 2018 г. статьи и подборки документов, подготовленные сотрудниками архива, публиковались в «Ивановской газете» на ежемесячной тематической странице «Дела архивные», а также в газетах «Рабочий край», в муниципальных газетах «Приволжская правда» (г.Кинешма), «Шуйские известия» (г.Шуя), «Сельские вести» (п.Лежнево), в журнале «Аргументы и факты в Иванове – Легенды ивановского края», в сборнике «Бурылинский альманах, 2018», на сайте архива. Всего за год для средств массовой информации подготовлено 42 новых статей и подборок документов из фондов архива. Тематика статей была самая разнообразная. Они посвящались - 100-летию государственной архивной службы России (3 статьи), революции 1917 г. и послереволюционным событиям: (3 статьи), Году волонтера (1 статья), 100-летию ВЛКСМ (3 статьи), 150-летию со дня рождения писателя Максима Горького (2 статьи), 25-летию Конституции РФ (1 статья), а также истории родного края 18-20 вв., известным людям, интересным фактам и событиям.

В 2018 г. сотрудники архива приняли очное и заочное участие в работе 11 научных и краеведческих конференций, в том числе 1 международной, 2 всероссийских, 1 межрегиональной с 16 научными докладами.

Специалисты архива традиционно уделяют особое внимание воспитанию гражданственности и патриотизма у молодого поколения. В мае 2018 г. проведены, ставшие традиционными, «уроки мужества», а в декабре уроки, посвященные 25-летию Конституции РФ. Также организованы школьные уроки для учащихся коррекционной школы-интернат «Знакомство с работой лаборатории по реставрации, ремонту и переплету документов». Всего за год специалисты архива провели 11 школьных уроков, на которых присутствовало 247 школьников. Разработан школьный урок для старшеклассников под названием «От Конституции 1918 г. к Конституции 1993 г.» с видеопрезентацией к нему.

За 2018 год выдано из хранилищ архива разным категориям пользователей документной информации 70118 единиц хранения, что на 5,6 % больше, чем в 2017 г.

Научно-исследовательская и методическая работа

В 2017 г. была закончена работа по составлению нового Путеводителя по фондам Государственного архива Ивановской области (период до 1917 г). В 2018 г. продолжалась доработка Путеводителя по замечаниям рецензентов НМС архивных учреждений ЦФО РФ. Членами научно-методической комиссии ГАИО изучен окончательный вариант Путеводителя, ч. 1 и проведено его обсуждение.

В течение года подготовлены 2 новых методических пособия по вопросам архивной деятельности и 1 наглядное пособие по переплету документов.

Работа с кадрами

На 01.01.2019 в ГАИО работает 82 человека, из них заняты в основной деятельности 63. Средний возраст архивистов – 42 года. Сотрудников с историко-архивным образованием - 1, с историческим – 19.

В работе с кадрами в минувшем году основное внимание уделялось решению вопросов повышения профессионального мастерства, деловых качеств архивистов, морального и материального поощрения лучших сотрудников, их социальной защиты. Продолжились занятия в соответствии с планом работы постоянно действующего семинара по повышению квалификации сотрудников архива.

Задачами архива на 2019 г. остаются: проведение комплекса работ по обеспечению сохранности документов и комплектованию архива новыми документальными комплексами; качественное и своевременное предоставление информации по запросам граждан и организаций; активизация работы по оцифровке документов, участие в реализации мероприятий программы «Патриотическое воспитание граждан РФ на 2016-2020 гг.», популяризация архивных документов в целях исторического просвещения граждан.

2019 год пройдет под знаком 100-летия архивной службы Ивановской области и Государственного архива Ивановской области. Этому памятному событию будут посвящены планируемые архивные мероприятия.

Н.А.Муравьева,
зам. директора архива по основной деятельности