ГАИО в 2011 году

Приоритетными направлениями деятельности архива в 2011 году оставались выполнение государственных заданий на оказываемые услуги, повышение качества их выполнения. Государственные задания по предоставлению услуг успешно выполнены. На первом плане, как и в предыдущие годы, оставалась работа по исполнению социально-правовых запросов. Только на личном приеме принято 4270 граждан, в том числе от 3463 были приняты заявления, 807 получили устные рекомендации о местонахождении документов. За год всего исполнено 7403 запроса, из них по документам 6419 запросов, в том числе с положительным результатом – 5575. Большая часть запросов касалась подтверждения размера заработной платы (39,7 %), трудового стажа (32,3 %), фактов рождения граждан (11 %), награждения (8,9 %), собственности (5,1 %).

В 2011 году исполнено 848 тематических запросов, в том числе 483 запроса органов власти и управления безвозмездно в рамках выполнения государственного задания. В числе исполненных запросы об эвакуации из блокадного Ленинграда, о подтверждении факта работы предприятий на оборону в годы Великой Отечественной войны, об истории ивановской школы Военно-Воздушных сил, о жителях Ивановской области, награжденных Орденом Октябрьской революции, об открытии детского дома для глухонемых детей, об истории создания бюро международного молодежного туризма «Спутник», о работе студенческого строительного отряда «Корчагинец» и др. В числе тематических - запросы биографического характера о судьбах отдельных лиц, в том числе о профессоре ИВПИ Н.М.Гайдукове, руководителях ивановских предприятий А.И.Белове, Н.П.Копьеве, Я.В.Нефедове и др.

В 2011 году наблюдалась тенденция продолжающегося увеличения количества обращений в архив за генеалогической информацией, что свидетельствует об интересе граждан к истории отдельной семьи, рода, усилении чувства их патриотизма, о росте потребностей в архивной информации данного типа. Количество исполненных генеалогических запросов в отчетном году по сравнению с 2010 годом увеличилось на 11 % и составило 73 запроса. Поступивших генеалогических запросов было значительно больше, исполнить все не позволил бюджет времени, многие заявления будут рассмотрены в 2012 году, часть граждан (направлена в читальный зал для самостоятельной работы. Всего в отчетном году 58 исследователей занимались исследованием своих родословных в читальном зале.

А всего в 2011 году здесь занимались 172 человека, в том числе 140 новых пользователей. Государственное задание по «Числу лиц, воспользовавшихся возможностью самостоятельной работы с архивными документами в читальном зале государственного архива» также выполнено. Показатели работы читальных залов архива свидетельствуют об устойчивом интересе различных групп потребителей к историческому документальному наследию. Исследователи посетили архив 1407 раз, им было предоставлено 148 консультаций, выдано 4,3 тыс. дел, 1,9 тыс. архивных описей. А всего за год из хранилищ архива разным категориям пользователей документной информации (в том числе сотрудникам архива и специалистам Пенсионного фонда для исполнения запросов) выдано 63,6 тыс. единиц хранения.

Деятельность архива по использованию документов в научных, культурно-просветительских целях строилась в соответствии с календарем памятных дат на 2011 год. Архивом подготовлены историко-документальные выставки «Великая реформа» (к 150-летию отмены крепостного права в России), «Дорогие мои земляки» (к 140-летию г.Иваново, о почетных гражданах и знатных жителях города) и небольшая выставка интересных документов дореволюционного периода. Выставки демонстрировались в здании архива, с ними ознакомились более 350 человек. Кроме того, в соответствии с соглашением о совместных действиях между архивом и Ивановской областной научной библиотекой» были подготовлены 3 передвижные документальные выставки, которые демонстрировались в здании библиотеки в рамках проводимых совместных акций, посвященных 70-летию начала Великой Отечественной войны, Дню танкиста, 140-летию со дня преобразования села Иваново в безуездный город Иваново-Вознесенск. Всего в экспозициях выставок использованы 133 экспоната – подлинные раритеты и копии архивных документов из фондов архива.

В 2011 году сотрудниками архива было подготовлено 81 статья и подборки документов для средств массовой информации. Продолжался выпуск тематических страниц «Дела архивные» в еженедельном номере «Ивановской газеты» («толстушке») «Дела минувших дней» в газете «Рабочий край». В отчетном периоде архивисты приняли участие также в подготовке 3-х телевизионных передач.

Специалисты архива традиционно уделяют особое внимание воспитанию гражданственности и патриотизма у жителей области, в первую очередь у молодого поколения. В течение года организовано 11 школьных уроков, обзорных экскурсий по архиву, тематических лекций (с демонстрацией отдельных документов) для 150 студентов и учащихся школ.

На начало 2012 года в списке источников комплектования госархива значится 188 организаций, из них 71 негосударственной формы собственности. Планомерно проводилось в 2011 году экспертиза ценности и упорядочение документов в организациях, находящихся под контролем архива, включение в состав Архивного фонда РФ новых документальных комплексов (5,5 тыс. ед.хр.). Организациям – источникам комплектования оказано 244 консультации, проведены 32 проверки состояния делопроизводственной и архивных служб в источниках комплектования, 3 информационных мероприятия (семинар и 2 лекции) по повышению квалификации работников ведомственных архивов.

В соответствии с годовым планом и графиками приема-передачи дел осуществлялось регулярное поступление документов, срок ведомственного хранения которых истек, в хранилища госархива. В 2011 году на государственное хранение была принята управленческая документация постоянного срока хранения общим объемом 2,2 тыс. ед.хр. по фондам государственных учреждений, промышленных предприятий, учреждений социальной сферы, общественных организаций и современных политических партий. В течение года проводились организационные мероприятия по передаче на хранение документов по социально-правовой защите граждан, принято 6,2 тыс. дел по личному составу от ликвидированных предприятий.

Продолжалась плановая работа по пополнению архива фотодокументами и материалами личного происхождения. Приняты на постоянное хранение и проведены по учету 60 ед.хр. фотодокументов от Ивановского историко-краеведческого музея им. Д.Г.Бурылина, личные фонды ивановского писателя В.М.Смирнова, кандидата филологических наук, доцента ИвГУ Е.И.Кудряшовой, заслуженного деятеля науки РФ, доктора медицинских наук, профессора ИГМА Л.С.Горожанина, главного режиссера ивановского театра кукол Б.К.Пашкова, заслуженной артистки РСФСР, солистки ивановского театра музыкальной комедии Э.А.Кузнецовой.

В результате приема новых документальных комплексов количество хранящихся в архиве дел на 01.01.2012 составляет 5969 архивных фондов, 1909400 единиц хранения, в том числе 1889872 ед.хр. на бумажной основе, 19505 тыс. ед.хр.фотодокументов, 23 ед.хр. фонодокументов. Проблемы физической сохранности документов, усиления технической укрепленности зданий архива, повышения их пожарной безопасности, соблюдения нормативных режимов хранения дел, исключающих возможность их утраты, традиционно занимают главное место в деятельности областного архива. В 2011 году был осуществлен целый ряд работ и мероприятий по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Ивановской области: контроль за движением дел, контроль за температурно-влажностным и санитарно-гигиеническим режимом хранения документов, проверка наличия и физического состояния документов, проверка нумерации листов в делах, выявление документов с дефектами носителя и текста. Комплекс реставрационно-профилактических работ в 2011 году проводился по документам всех архивохранилищ, но в первую очередь, по документам первых лет советской власти. Отреставрировано 0,3 тыс. дел / 3,6 тыс.листов, осуществлен мелкий ремонт документов с дефектами носителя, объемом 74,3 тыс. листов, переплетено и подшито 0,4 тыс. дел. По причине массового поступления в последнее 10-летие документов ликвидированных предприятий работа по обеспечению сохранности документов сопряжена с трудностями, обусловленными острым дефицитом стеллажных площадей. На начало 2012 года фактическая загруженность хранилищ составляет – 99,8 %. Выходом из сложившейся ситуации будет ввод в действие нового, третьего здания, выделенного архиву, работы по реконструкции которого в декабре 2011 года практически завершены.

Научно-справочный аппарат архива в 2011 году развивался как в традиционной, так и в автоматизированной форме, с учетом приоритетных направлений и тематики использования документов. Продолжилась работа по подготовке справочников о составе и содержании хранящихся документов, переработке и усовершенствованию описей хранящихся в архиве фондов. В архивохранилище специальных фондов и современной документации велась переработка фондов Вичугского и Кинешемского горкомов КПСС, в хранилище фондов досоветского периода переработка и усовершенствование фондов земельных и церковных учреждений. Продолжалось внедрение в практику архивной деятельности средств вычислительной техники.

Работа по тематической разработке документов в 2011 году проводилась в рамках внедрения Единого классификатора документной информации Архивного фонда РФ (М., 2007). В соответствии с ним проведена каталогизация поступивших на хранение фотодокументов и документов личного происхождения, проводилась работа по индексированию карточек фототеки отдела спецфондов.

Активно велась работа с отраслевым программным комплексом «Архивный фонд», была проведена конвертации версии АФ-3 в АФ-4.1, в течение всего года продолжалась выверка информации после конвертации. Введение основной учетной информации в базу данных составляет 100 %.

В отчетном году специалисты архива приняли участие в работе Научного совета архивных учреждений Центрального Федерального округа РФ, в Интернет-конференции архивных учреждений по теме «Создание и развитие НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации», в работе 4-х региональных научно-краеведческих конференций с выступлениями, основанными на документах архива. В течение года разработаны 3 новых методических пособия.

Н.А.Муравьева,
зам. директора архива по основной деятельности